Aprende Biblioteconomía: El acceso al documento en bibliotecas. Concepto y tipos

El usuario que accede a la biblioteca puede acceder al documento de diversas formas, según éstos estén dispuestos de una manera u otra. Los documentos pueden estar en la sala, en las estanterías, visibles, accesibles, preparados para ser cogidos y usados sin intermediación ninguna, o pueden estar en un depósito, con lo que haría falta la intermediación del bibliotecario y del catálogo…

Aunque también hay una forma intermedia en la que los documentos están en depósito y en las estanterías se encuentran carátulas vacías representativas de los documentos originales (suele ser común este método con materiales audiovisuales).

Libre acceso

Se ha implantado como método moderno en las bibliotecas españolas, sobre todo en aquellas cuya función principal es la difusión documental, el libre acceso de los documentos. En este método, los documentos, ya sean libros, publicaciones periódicas, material audiovisual, etc. están dispuestos en las estanterías, en la sala consiguiente, a la vista y alcance de los usuarios, que podrán visualizarlos libremente y podrán acceder a ellos, manipularlos, y cogerlos, sin la necesidad de utilizar para su elección, de manera previa, ningún catálogo de la biblioteca, y sin tener que utilizar como intermediario a ningún profesional de la biblioteca, ya que ellos mismos, como decimos, acceden al documento.

Los sistemas de libre acceso requieren una ordenación sistemática, para facilitar su orden por materias y que el usuario pueda encontrar los documentos. En el caso de las bibliotecas españolas, una ordenación por CDU, que suele combinar en la mayoría de las ocasiones con una ordenación alfabética que consta de las tres primeras letras del apellido del autor y las tres primeras letras del título, formando una signatura habitual: (N.º CDU + tres primeras letras autor mayúsculas + tres primeras letras título minúsculas)

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El libre acceso, por supuesto, tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Veamos las principales:

Ventajas del libre acceso:

Mayor libertad y comodidad para el usuario
Búsquedas más fáciles al ser in situ para el usuario y por materias
El bibliotecario se puede dedicar a otras tareas al no tener que ir a por los documentos al depósito
El usuario puede comparar en el momento la calidad de los documentos, su volumen, etc.

Inconvenientes del libre acceso:

Mayor deterioro de los documentos (sobre todo libros) por manipulación
Mayor riesgo de hurto
No hay posibilidad de hacer estadísticas de uso de los documentos
Ordenación de los fondos compleja y costosa

Lógicamente también podemos informarnos a través de Internet de cómo acceder al documento a las bibliotecas. Proponemos varios ejemplos: la Biblioteca de la Universidad de Alcalá de Henares, la Biblioteca de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, la Biblioteca de la Universidad Pública de Navarra, la Biblioteca de la Universidad de Alicante, la Biblioteca Pública de Orihuela, etc.

Acceso indirecto

El acceso indirecto consiste en la forma de acceso de los documentos en los que estos no están dispuestos de manera accesible a los usuarios de la biblioteca. Es decir, no están visibles en la sala, por lo que tendrán que consultar cualquiera de los catálogos de la biblioteca, elegir el documento, y una vez elegido, el bibliotecario será la persona que irá al depósito, cogerá el documento y se lo entregará al usuario. Pero, hagamos una distinción. La forma de acceder al documento es diferente si la gestión del préstamo y la consulta en sala está automatizada o no.

Acceso Indirecto en un módulo de circulación no automatizado

Cuando el módulo de gestión del préstamo (circulación) no está automatizado en una biblioteca y dicha biblioteca tiene dispuestos sus fondos en acceso indirecto, es decir, en depósito, el procedimiento es el siguiente:

El usuario consulta el catálogo, y elige el documento que le interesa.
El usuario rellena una ficha con los datos propios y los del documento, entre los que se incluirá la signatura de este o simplemente los memoriza
El usuario entrega la ficha o papeleta o dice la signatura o algún metadato informativo del documento junto con su carné de la biblioteca al bibliotecario
Este le entrega el documento

Acceso indirecto en un módulo de circulación automatizado

El usuario introduce en el OPAC la ecuación de búsqueda o consulta directamente el catálogo concreto y obtiene la ficha o asiento catalográfico en versión automatizada del documento que desea.

El bibliotecario coge el documento del depósito y lo entrega al usuario.

Pero ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene el acceso indirecto?

Ventajas del acceso indirecto:

Menor manipulación de los documentos
Menor riesgo de hurtos
Permite hacer estadísticas
Ordenación de los fondos menos compleja

Inconvenientes del acceso indirecto:

El bibliotecario pierde mucho el tiempo en ir a por los documentos
Hace falta un sistema de transporte de los documentos del depósito a donde está el usuario
Los documentos no están a la vista y no es tan visual el efecto para los usuarios
Al no haber una ordenación por materias, no existe una estructuración tan clara y accesible para el usuario

Acceso semidirecto

El acceso semidirecto reúne las ventajas e inconvenientes del acceso directo y del indirecto. Consiste básicamente en que en las estanterías se encuentra una representación física (las carátulas, por ejemplo) del documento, pero no el documento íntegro. Es apropiada y usual en documentos audiovisuales.

Extracto de los temarios de Academia Auxiliar de Biblioteca