Análisis documental

Breve esquema del Análisis Documental

Una vez que los documentos han sido recepcionados por el departamento de adquisiciones y han sido registrados y sellados, así como realizado sobre ellos el tratamiento físico necesario, éstos, por consiguiente, ya forman parte de la colección y son propiedad de la biblioteca, y deben ser sometidos a un análisis, tanto formal como de contenido, antes de ser puestos definitivamente a disposición del usuario para su uso. También podemos hacerlo al revés, es decir, realizar inicialmente el análisis documental y, tras éste, la preparación física de los documentos.

Dicho análisis (llamado Análisis Documental) consiste en la extracción de las características formales y de contenido de los documentos para la formación de los catálogos y con ello para que los documentos puedan ser identificados y recuperados de manera precisa por los usuarios y por los propios bibliotecarios; así, son y han sido muchos los autores que han tratado de definir este Análisis.

Adelina Clausó define el análisis documental como el conjunto de operaciones destinadas a describir el contenido y la forma de un documento para facilitar su consulta o recuperación.

Por su parte, para Pinto Molina, Análisis Documental es el conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras mecánicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborándolos y transformándolos en otros de carácter instrumental o secundarios que faciliten al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión de aquéllos.

Al tratar el documento, como decíamos al principio del epígrafe, se debe tener en cuenta su doble naturaleza, parte física y contenido. Los niveles de análisis deben tener relación directa con los elementos que integran el documento, la información que alberga y su soporte documental; por lo que podemos extraer dos fases

Análisis formal: que incluye…

 

–  Descripción bibliográfica

–  Catalogación

 

Análisis de contenido:

 

–  Indización

–  Clasificación

–  Resumen

 

El Análisis Formal del documento consiste en un análisis de las características externas del documento que permitan identificar dicho documento y en la asignación al mismo de una signatura topográfica para localizarlo en la biblioteca, además de la redacción de los encabezamientos o puntos de acceso de dicho documento (términos visibles o índices) para recuperar y ordenar los asientos, ya que éstas van a ser las expectativas que el usuario va a tener cuando arribe en la biblioteca en busca de una obra.

Es decir, un lector llegará a nuestra biblioteca y querrá, por un lado, o bien identificar un determinado documento (a través de algún distintivo tal como el título, autor, materia, etc.) o bien o además, localizarlo en el catálogo y/o en las estanterías de la biblioteca para poder usarlo.

Bien, el Análisis Formal del documento va a dar como resultado los asientos bibliográficos y los asientos catalográficos (antiguamente fichas), que como producto último, una vez ordenados, dan como resultado los catálogos de la biblioteca, donde el usuario y el propio bibliotecario van a poder buscar el/los documento/s que necesitan. Podríamos decir que la finalidad última del Análisis Formal es realizar una serie de catálogos a los que pueda acceder el usuario con total garantías (actualmente todos integrados en el Catálogo Automatizado, OPAC, de la biblioteca, si ésta tiene automatizado su funcionamiento). Hablaremos del OPAC dentro de muy poco.

 

ficha bibliográfica

Ficha Bibliográfica

 

Por resumirlo de una manera sucinta: a través de la descripción bibliográfica describimos e identificamos los aspectos formales del documento; luego, redactaremos los puntos de acceso principal y secundarios al documento en función del tipo de catálogo, ordenaremos dichos asientos con lo que quedará confeccionado el catálogo, aunque hoy en día los catálogos físicos como tal ya no existen, lo que existe es una “base de datos interna” que va a ser sometida mediante una orden de búsqueda como si realmente existieran estos catálogos, pero en realidad lo que hay son registros documentales automatizados que mediante un lenguaje informático tienen etiquetas o metadatos para recuperarlos por autor, título, etc. Se trata de uno de los temas más complejos de cualquier manual de Auxiliar y Técnico Auxiliar de Bibliotecas que se precie. Un registro bibliográfico lleva mucho más, pero no es tarea del análisis formal (signatura, número de registro, nº de CDU…). Veamos a continuación un ejemplo:

  1. Signatura topográfica
  2. Encabezamiento principal
  3. Descripción bibliográfica propiamente dicha (cuerpo del registro)
  4. Encabezamientos secundarios

 

Análisis formal del documento. Registro catalográfico

Fuente: Carrión, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1987.

Información extraída de los temarios de esta academia

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