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Existen multitud de definiciones diferentes de documento. Tantas como teóricos que reflexionan sobre el concepto o puntos de vista desde el que se acercan al mismo. Nosotros vamos a utilizar una muy simple, aquélla que lo considera como toda información fijada sobre un soporte y susceptible de ser recuperada

Si el soporte es volátil o efímero simplemente no tendremos nada después del momento comunicativo (conversación telefónica, señales de humo, banderas empleadas en el aterrizaje de aviones; en clave humorística, mensaje que se autodestruye…). Si la información no puede ser recuperada porque no tenemos los medios técnicos o porque no sabemos descifrarla sólo estaremos ante un documento potencial (información en una microforma para la que no tenemos el aparato lector adecuado, inscripciones en lenguas que no han sido descifradas…).

Un documento por tanto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información. Es, por así decirlo, un objeto que conserva la huella de la actividad humana, que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto.

Es pues, todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: libros, revistas, fotografías, films, microfilms, láminas, transparencias, diseños, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas, etc.

Según la Union Française d’Organismes de Documentation hablamos de “Todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.”

El profesor de la Universidad Complutense Martínez Comeche lo define como “todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa”

Y por último “Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación” según la Norma UNE 50-113-92/1; entendiendo Documentación como “Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión”.

Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de escritura se contempla desde una perspectiva más amplia y es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo de material susceptible de transmitir información. De esta manera ya no sólo consideramos documentos a los textos, fotos, películas, etc, sino también a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los archivos informáticos o las páginas web.

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.

La importancia del documento es enorme, máxime en la llamada sociedad de la información, en la sociedad del conocimiento… porque es el elemento en el que se transporta y difunde aquélla o en el que se vierte éste y el mejor medio para guardar y conservar ambos (información y conocimiento).

Además, no hay que olvidar que todas las operaciones de la biblioteca o de un centro de documentación se incluyen en un esquema más amplio que se denomina cadena documental o que el documento (que es el que conforma la colección) es precisamente lo que une al usuario y la biblioteca, lo que determina en último término la existencia de ésta.

Información extraída de los temarios de esta academia

 

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