Aprende Biblioteconomía: el edificio de Archivo. Condiciones de conservación. Bioarchivística

El objetivo de este post es el estudio del continente del Archivo: el edificio y sus instalaciones, ya que es necesario que esta construcción sea la adecuada para albergar el contenido. Somos conscientes que una gran parte de las características de las que vamos a hablar en este apartado son meras utopías, ya que no hay, ni concienciación, ni medios para dotar a nuestros archivos de todo aquello que es necesario para su correcta conservación. Veamos qué factores son necesarios para la correcta elección del edificio…

Primero de todo, habría que señalar que el tamaño de la organización y los medios económicos son la base para cualquier plan de edificio de archivo. Sin estos 2 parámetros no se entiende ningún plan de edificación. Pero veamos otros factores siguiendo a Cruz Mundet (2012):

• El volumen y la tasa de crecimiento de los documentos.
• El uso de la documentación.
• Las necesidades de seguridad y sensibilidad de los originales.
• Las características físicas tales como el peso, el espacio necesario, los controles de temperatura y humedad, las necesidades de conservación física de los soportes, la protección contra el fuego, inundaciones y otros riesgos derivados de las condiciones del lugar.
• La necesidad de recuperar estos documentos.
• El coste relativo de las distintas opciones de seguridad.
• Las necesidades de acceso.
• La ubicación. En primer lugar, es deseable que los archivo se ubiquen tan cerca como sea posible de sus usuarios: administraciones, estudiantes y profesores e investigadores no universitarios. Por otra parte, se ha de buscar la protección, huyendo de las vecindades peligrosas por razones estratégicas, geográficas, ambientales… Hay que considerar, tanto el coste, como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.
• Reutilización de edificios: lo ideal es un edificio nuevo, construido específicamente para ello. Muchas veces, los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter histórico y habilitarlos para fines culturales, el archivo entre ellos. Es preferible vaciar por completo el edificio, manteniendo los muros exteriores y remodelar a voluntad.
• Los papeles respectivos del arquitecto y del archivero. Si bien el arquitecto es el responsable de estos trabajos, es necesario que sea informado a conciencia de las necesidades del servicio y de los errores de orden funcional que debe evitar.

Pasemos ahora a ver las características arquitectónicas. Éstas varían según las funciones propias de cada dependencia, no es lo mismo la necesidad de seguridad de los depósitos que la confortabilidad de la sala de acceso.

La estructura se construirá preferiblemente de hormigón armado y, en casos excepcionales, de acero laminado. En edificios adaptados que tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, éstos se consolidarán y tratarán con productos ignífugos e insecticidas. Los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra natural o artificial, el ladrillo a cara vista u otros materiales de fácil conservación. Los bajantes se colocarán preferiblemente al exterior, instalados en fachadas o patios. Distingamos ahora las dependencias:

• Área reservada
• Los depósitos.

El alma de los archivos, sin los cuales éstos no tendrían razón de ser. Su finalidad es proporcionar el mejor almacenamiento posible de los documentos, con seguridad y de modo que sean fácilmente accesibles para su uso.

Deberían estar aislados de las demás dependencias y tener unas medidas de seguridad acordes con los fondos allí albergados. Asimismo, con unas medidas de conservación y protección contra riesgos procedentes del exterior. Todo acceso, tanto del personal, como de la documentación, debería ser indirecto, mediante un vestíbulo cortafuegos.

Se tiene que estudiar la resistencia mecánica del depósito, ya que los papeles tienen un gran peso.

Otra consideración es que los elementos constructivos del depósito tienen que ser resistentes al fuego, al menos durante 2 horas. Asimismo, las puertas deberán ser del tipo antipánico, metálicas e indeformables durante 2 horas.

Las instalaciones de fontanería no pueden atravesar o cruzar estos locales bajo ningún concepto, salvo las de acondicionamiento o aquellas que son parte del sistema contra incendios que contarán con medidas protectoras propias.

• Zona de trabajo.

Siguiendo el ciclo lógico de los documentos. En primer lugar, la zona donde se recibe la documentación; normalmente contará con un muelle de carga a cubierto para facilitar todo el trabajo de acogida. De aquí pasarán a un espacio designado a la limpieza, desempolvado, desinfección y desinsectación.

Pasaríamos ahora a una zona más técnica, no tan mecánica: las salas de clasificación y expurgo. Tendremos en cuenta el volumen de ingresos para esta sala, así como la función de nuestro archivo, ya que, según de donde venga la documentación, será más o menos necesaria.

Según sea nuestro archivo, pasaríamos ahora al taller de restauración; preferiblemente cerca de la zona de limpieza-desinsectación-desinfección, y nunca cerca de los depósitos, para evitar cercanía a productos potencialmente peligrosos. Además, deberá contar con sistemas de detección y extinción de fuego, así como salida de emergencia.

Todo archivo debería de contar al menos con un sistema o equipo básico de encuadernación y, por supuesto, un taller de reprografía, ya que todos los archivos necesitan reproducir documentos, normalmente mediante fotocopias.

• Área pública

Recepción. El vestíbulo debe ser un lugar amplio y amigable, con un buen sistema de señalización que indique al usuario los itinerarios para localizar las distintas prestaciones que puedan necesitar.

El de información generalmente se encuentra en el mismo lugar, aunque puede estar diferenciado, y tener una entidad en sí mismo; su función es la de ayudar en todo lo posible al interesado a localizar y usar los distintos servicios, tanto su acceso como su uso. Tiene que contar con medios informáticos para el registro y acreditación de los usuarios y con soporte para que éstos solucionen, si pueden, sus consultas.

La sala de consulta es el lugar de trabajo intelectual por excelencia; por lo que tiene que ser luminosa, agradable, tranquila y con un buen ambiente de trabajo, esto es, silenciosa y recogida. El acceso se hará por el área de acogida e información, sin necesidad de pasar por las zonas de acceso restringido.

Un aspecto muy importante es la vigilancia de los puestos de consulta para evitar los robos; a tal fin, lo mejor es que la sala sea un espacio diáfano, con una buena visibilidad para el puesto de vigilancia; toda la sala debe ser visible.

Junto a esta pieza habrá otra para el uso de los instrumentos de descripción, así como el servicio de pedidos.

• El mobiliario

En este apartado nos vamos a centrar en algo tan importante como el mobiliario para la instalación de los documentos, algo tan, en principio, básico, pero tan a menudo descuidado; el que escribe ha visto documentos en jaulas de alambre, antiguos calabozos, almacenes de fontanería, cajas de cartón tiradas por el suelo, etc. Lo primero y más importante: las estanterías, tienen que tener una serie de características:

• Solidez, los documentos son pesados, muy pesados si, además, son legajos compactos. Las baldas deberán de ser de superficie lisa, con bordes redondeados y con pintura con tratamiento antioxidante.
• Las estanterías no pueden tener sistemas de anclaje con pernos o tuercas, ni tampoco las aristas vivas o elementos cortantes. Se debe facilitar que el aire corra para evitar la condensación, procurando que las divisiones interiores sean en “X”.

Las dimensiones de un cuerpo de estantería son habitualmente 1,90 m de altura, con baldas de 1 x 0,40 x 0,50. Habría que distinguir entre 2 sistemas de estanterías:

– El sistema de estanterías fijas, con doble cara o cuerpo, dispuestas en paralelo con un pasillo entre ambos bloques.

– El compacto, o móvil, donde los cuerpos de estanterías interiores se mueven, bien manualmente o automáticamente. Este sistema necesita de una base muy sólida, ya que el peso se multiplica y deberá de aguantar mucho peso en poco espacio.

Tendríamos que hablar también de las distintas maneras de colocar los diferentes tipos documentales según su forma física.

• Portaplanos horizontal, planeros.
• Portatubos, en los que previamente los documentos han sido enrollados. Éstos hay que evitarlos ya que deforman los documentos y su manipulación es incómoda.
• Portaplanos vertical, los documentos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes.

Un elemento muy importante son las cajas de archivo, las conocidas como AD, las mejores son las de cartón no ácido y resistente, hay multitud de modelos y marcas. Se deben rechazar las de madera ya que conllevan un alto riesgo de infección por insectos.

 

Texto extraído de los temarios de esta academia

 

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