Aprende Biblioteconomía: Los recuentos en bibliotecas

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La biblioteca debe hacer recuentos periódicos para comprobar los libros extraviados, los libros en mal estado, para realizar estadísticas, etc. El Real Decreto 582/89 , de 19 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, establece a este respecto en su capítulo II y III, con especial atención al  artículo 7, lo siguiente…

CAPITULO II

 Tratamiento administrativo de los fondos de las Bibliotecas

 Artículo 5 Registros

2. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán llevar dos registros:
3. Un registro para los fondos pertenecientes a la Administración del Estado y para los depositados, en su caso, por la Administración gestora de la Biblioteca.
4. Otro registro para los fondos depositados por
5. No se inscribirán en los registros anteriores los fondos que reciban las Bibliotecas Públicas de titularidad estatal en virtud del préstamo interbibliotecario o para celebración de exposiciones temporales y actividades análogas, sin perjuicio del debido control administrativo de la recepción y la salida de los

Artículo 6 Inscripción de fondos

 Todos los fondos que, por cualquier concepto, a excepción de lo dispuesto en el artículo 5.2 del presente Reglamento, ingresen en las Bibliotecas Públicas del Estado deberán:

1. Ser inscritos en el registro correspondiente conforme a lo dispuesto en el artículo anterior, por orden de ingreso, haciendo constar la titularidad de los mismos y los datos descriptivos que permitan su perfecta identificación en relación con el número de ingreso que se les haya asignado. En estos registros se anotarán las bajas que tengan lugar en la colección.
2. Ser marcados con su número de ingreso en dichos registros mediante la inscripción de aquél por el procedimiento más adecuado a la naturaleza de los

Artículo 7 Recuentos

Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento.

Del resultado de estos recuentos se extenderá la correspondiente acta firmada por el empleado de mayor categoría de entre los que lo hayan realizado, y con el visto bueno del Director de la Biblioteca.

 Artículo 8 Expurgos

 Si, con motivo del recuento o por cualquier otra razón, resultara preciso, las Bibliotecas Públicas del Estado pueden iniciar expediente de expurgo. A tal efecto, la Dirección de la Biblioteca hará las propuestas oportunas y razonadas a la Administración gestora, que resolverá lo que proceda. No serán objeto de expurgo las obras a que se refiere el artículo 4.3 de este Reglamento.

CAPITULO III

 Tratamiento técnico de los fondos de las Bibliotecas

Artículo 9 Catálogos 

3. Las Bibliotecas Públicas del Estado deben elaborar, para cada uno de los distintos tipos de materiales, al menos, los siguientes catálogos de consulta pública:
4. Catálogo alfabético de
5. Catálogo alfabético de
6. Catálogo alfabético de títulos.
7. Catálogo sistemático.
8. Asimismo deberá ser elaborado el catálogo topográfico para uso interno de las
9. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán colaborar en la elaboración del Catálogo Colectivo a que se refiere el artículo 51 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.

Artículo 10 Normalización técnica y sistematización de datos 

1. El Ministro de Cultura, previo informe del Consejo Coordinador de Bibliotecas, dictará las normas técnicas precisas para:
2. La elaboración de las distintas clases de catálogos enumerados en el artículo
3. La clasificación de los distintos tipos de
4. La elaboración de las estadísticas sobre prestación de
5. Dichas normas técnicas regularán el contenido, la recogida, tratamiento y remisión por las Bibliotecas Públicas del Estado de esta información para su integración en la Base de Datos del Sistema Español de

Artículo 11 Restauraciones 

1. La restauración de los fondos bibliográficos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento se efectuará conforme a las prescripciones contenidas en un plan anual elaborado por la correspondiente Biblioteca y aprobado por la Administración Esta aprobación puede condicionarse al cumplimiento de determinadas indicaciones técnicas relativas al tipo de tratamiento, técnicas a emplear y servicios que lo efectúen.

2. La aprobación a que se refiere el párrafo anterior no exime de la necesidad de recabar el consentimiento del titular de los bienes a

Objetivos de los recuentos en bibliotecas

• Llevar a cabo un inventario de forma periódica en la biblioteca es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Los recuentos detallados permiten conocer el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación.
• Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales que estén fuera de su ubicación correcta.
• Reorganizar el fondo adecuando el espacio según las necesidades, por materia y sección, y reubicando los materiales y estanterías si fuera necesario.
• Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos.
• Detectar carencias en determinadas materias.
• Controlar el estado del mobiliario existente y valorar la necesidad de adquirir otro nuevo.

Tareas

En general, realizar recuentos implica las siguientes tareas:

• Planificación de fechas, tiempo necesario para llevarlo a cabo, necesidad de personal y de material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos, mascarillas, guantes…).
• Redacción del plan de acción fijando objetivos, la organización de los grupos de trabajo y determinando el número aproximado de documentos a recontar.
• Revisar documento a documento para verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo. Para este fin se utilizan listados que previamente se habrán imprimido.

• Anotar cada incidencia detectada en una plantilla que se entregará a la persona encargada.
• Enviar las plantillas de incidencias al departamento correspondiente: catalogación, restauración, conservación, etc.
• Elaborar un informe detallando el número de documentos recontados, deteriorados, las faltas detectadas, los documentos mal colocados y las incidencias encontradas en cada tipo de documento.

Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección de la biblioteca. El análisis del informe de resultados permitirá corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre aquellos fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y adecuar y redistribuir espacios y materiales.

Extracto de los temarios de esta academia

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