El nuevo Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

Imagen extraída de la web noticias.juridicas.com

El Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, tiene por objeto el desarrollo de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público…

A continuación reproducimos íntegros tres artículos escritos por el experto Víctor Almonacid en la Web Nosoloaytos que explican todo lo que debemos saber y, al final del post, incluimos una serie de enlaces relacionados.

Estos tres artículos originales que forman este post son:

Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (I)

Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (II)

Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (III)

1. Objeto y ámbito de aplicación

Por si había alguna duda, este Real Decreto tiene por objeto el desarrollo reglamentario de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público. Es por esto que le llamamos Reglamento de Administración Electrónica. Además, el ámbito subjetivo de aplicación es el establecido en el artículo 2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y el artículo 2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre. Sin embargo, no tiene carácter básico y será de aplicación únicamente en el ámbito estatal lo dispuesto en:

a) La disposición transitoria segunda y la disposición final tercera del RD.

b) El segundo párrafo del apartado 3 del artículo 3, los artículos 6, 7.4, 8, 10.3, 10.4, 13.2, 17, 18.2, 19.3, 19.4, 21.4, 23.2, 24, 25.4, 28.3, 30.2, 31, 33, 36, 38.1, el segundo párrafo del apartado 4 del artículo 39, los artículos 40, 42.5, 48, 53.5, 55.2, 57, 60.3, 62.2 y las disposiciones adicionales primera, segunda, cuarta, quinta, sexta, el segundo apartado de la disposición adicional séptima del Reglamento que aprueba el RD.

2. Principios generales

El sector público deberá respetar los siguientes principios en sus actuaciones y relaciones electrónicas (unos principios sin duda orientados a hacer efectivo un servicio electrónico no discriminatorio, usable o incluso amable, en la línea iniciada por la D.A 16ª de la LCSP):

a) Neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, para garantizar tanto la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas necesarias para relacionarse con las Administraciones Públicas por parte de las personas, empresas y por el sector público, como la libertad para desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos, el sector público utilizará estándares abiertos, así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado. Las herramientas y dispositivos que deban utilizarse para la comunicación por medios electrónicos, así como sus características técnicas, serán no discriminatorios, estarán disponibles de forma general y serán compatibles con los productos informáticos de uso general, y no restringirán el acceso de las personas a los servicios electrónicos.

b) Accesibilidad, entendido como el conjunto de principios y técnicas que se deben respetar al diseñar, construir, mantener y actualizar los sitios web, entre ellos los portales de internet y las sedes electrónicas y aplicaciones para dispositivos móviles, para garantizar la igualdad y la no discriminación en el acceso de las personas usuarias, en particular de las personas con discapacidad y de las personas mayores, de tal forma que puedan ser utilizados por todos los ciudadanos en la mayor extensión posible.

c) Facilidad de uso (usabilidad), que determina que el diseño de los servicios electrónicos esté centrado en el usuario, de forma que se minimice el grado de conocimiento tecnológico necesario para el uso del servicio. rantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos.

d) Proporcionalidad, en cuya virtud sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos.

e) Personalización y proactividad, entendido como la capacidad de las Administraciones Públicas para que, partiendo del conocimiento adquirido del usuario final del servicio, proporcione servicios precumplimentados y se anticipe a las posibles necesidades de los mismos (véase el proyecto “La Clau, humanizando trámites“.

3. Canales de asistencia y acceso a los servicios electrónicos

El Reglamento entrará a regular el “derecho a elegir” (uno de nuestros preferidos) y su contrapartida, la obligatoriedad de los que no pueden elegir, y en este sentido se refuerza dicha obligatoriedad respecto de determinados sujetos (los que señala el art. 14.2 de la LPAC), cuyas solicitudes carecerán de validez si no se presentan por medios electrónicos. Se insiste en el concepto de asistencia, otra palabra que nos encanta. Además se incluye entre los canales para esta asistencia un importante “nuevo” canal, que hasta ahora lo era de facto pero que de alguna manera asciende adquiriendo rango normativo, como es el de las Redes Sociales. En definitiva, las AAPP prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito competencial a través de alguno o algunos de los siguientes canales:

a) Presencial, a través de las oficinas de asistencia que se determinen. Las Administraciones podrán implantar espacios comunes de asistencia a los interesados utilizando el correspondiente instrumento jurídico.

b) Portales de internet, a través del Punto de Acceso General electrónico de cada Administración Pública y su respectiva sede electrónica, y restantes Portales de internet creados de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del RD.

c) Redes Sociales, mediante cuentas oficiales creadas para suministrar información, orientar y asistir a los interesados en su relación con las Administraciones Públicas en el uso de medios electrónicos.

d) Telefónico, mediante una infraestructura tecnológica que facilite, dentro de las sus posibilidades técnicas, el acceso a la información, asistencia y servicios electrónicos a los interesados.

e) Correo electrónico.

f) Cualquier otro canal que pueda establecerse de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Además:

Sin perjuicio de las responsabilidades que, en su caso, pudieran derivarse las eventuales inexactitudes o errores cometidos al suministrar la información a los interesados a través de estos canales, aquellos no afectarán a la eficacia y validez de la actuación administrativa de que se trate.
Cada Administración podrá determinar los contenidos y canales mínimos de atención a los interesados y de difusión y prestación de servicios que deban tener sus portales de internet, así como criterios obligatorios de imagen institucional. En cualquier caso, deberán tenerse en cuenta los contenidos, sus formatos y funcionalidades que en la normativa de reutilización, accesibilidad y transparencia se establezcan como obligatorios para los sitios web.
Estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los sujetos a los que se refiere el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como cuando se establezca reglamentariamente por las Administraciones Públicas dicha obligatoriedad para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Las personas físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones Públicas podrán ejercitar en todo momento su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública de que se trate.
Si existe la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos, y no se utilizasen dichos medios, el órgano administrativo competente en el ámbito de actuación requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo al interesado, o en su caso su representante, que, de no ser atendido el requerimiento, se le tendrá por desistido de su solicitud o trámite correspondiente. De acuerdo con el artículo 68.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, cuando la fecha de presentación tenga efectos en cuanto al orden de preferencia de las solicitudes de acuerdo con la normativa que le sea de aplicación, se considerará como fecha de presentación a estos efectos la de la subsanación.

4. Sede electrónica, Portal de Internet y Punto de Acceso General Electrónico

El nuevo Reglamento dedica una serie de preceptos a regular estos conceptos, especialmente el de sede electrónica incorporado en la prehistoria por la Ley 11/2007, así como los de Portal de Internet, Punto de Acceso General Electrónico y Carpeta ciudadana. El Punto de Acceso General electrónico de cada Administración Pública facilitará el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente. El Punto de Acceso General Electrónico dispondrá de una sede electrónica, a través de la cual se podrá acceder a todas las sedes electrónicas y sedes asociadas de la Administración Pública correspondiente. Además, esta sede podrá incluir un área personalizada a través de la cual cada interesado, mediante procedimientos seguros que garanticen la integridad y confidencialidad de sus datos de carácter personal, podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones en el ámbito de la Administración Pública competente (Carpeta Ciudadana).

Por lo que respecta a las sedes electrónicas, se regula todo lo relativo a su creación, características, contenidos, servicios, responsabilidad y supresión tanto de las propias las sedes electrónicas y sedes asociadas (ojo a este concepto). En cuanto a la identificación de las propias sedes electrónicas, lo tratamos en el punto 6. En este momento destacamos:

De acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, una sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos por medio de redes de telecomunicaciones, mediante la que se realizarán todas las actuaciones y trámites que requieran la identificación de la Administración Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónicas de los interesados.
Las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas dispondrán, al menos, de los siguientes servicios a disposición de los interesados:
- Un acceso a los servicios y trámites disponibles en la sede electrónica o sede electrónica asociada, con indicación de los plazos máximos de duración de los procedimientos, a salvo de las posibles ampliaciones o suspensiones que pudieran acordarse, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.
- Un enlace para la formulación de sugerencias y quejas ante los órganos que en cada caso resulten competentes.
- Un sistema de verificación de los certificados de la sede electrónica.
- Un sistema de verificación de los sellos electrónicos de los órganos, organismos públicos o entidades de derecho público que abarque la sede electrónica o sede electrónica
- Un servicio de comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos, organismos públicos o entidades de derecho público comprendidos en el ámbito de la sede electrónica, que hayan sido firmados por cualquiera de los sistemas de firma conformes a la Ley 40/2015, 1 de octubre, y para los cuales se haya generado un código seguro de verificación.
- Un acceso a los modelos y sistemas de presentación masiva, de uso voluntario, que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes en la forma que establezca, en su caso, cada Administración u organismo público o entidad de derecho público.
- El acceso a los modelos normalizados de presentación de solicitudes que establezca, en su caso, cada Administración u organismo público o entidad de derecho público.
- Un servicio de consulta del directorio geográfico de oficinas de asistencia en materia de registros, que permita al interesado identificar la más próxima a su domicilio.

5. Automatización

Según el art. 13 del RD:

1. La tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

2. En el ámbito estatal la determinación de una actuación administrativa como automatizada se autorizará por resolución del titular del órgano administrativo competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad de derecho público, según corresponda, y se publicará en la sede electrónica o sede electrónica asociada. La resolución expresará los recursos que procedan contra la actuación, el órgano administrativo o judicial, en su caso, ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que las personas interesadas puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno y establecerá medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos de las personas interesadas.

3. En el ámbito de las Entidades Locales, en caso de actuación administrativa automatizada se estará a lo dispuesto en la disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.

Por un lado, agradezco personalmente la referencia, en el ámbito local, a la Disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, que en su momento pudimos introducir y a la que tantas veces nos hemos referido en este blog. En efecto, algunos compañeros funcionarios con habilitación de carácter nacional, canalizados por un servidor, propusimos la incorporación de un precepto que tenga en cuenta nuestra propuesta anterior ya recogida en la aludida disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, relativo a la actuación automatizada en la Administración Local (que se realiza fundamentalmente a través del sello de órgano de secretaría y, en su caso, de otros funcionarios con habilitación de carácter nacional), y el ejercicio electrónico de las funciones reservadas. A tales efectos propusimos la siguiente redacción (muy parecida, como vemos, a la que finalmente ha visto la luz):

“A los efectos de la tramitación automatizada prevista en el presente Real Decreto en el ámbito de las Entidades Locales, se estará a lo dispuesto por la Disposición Adicional Octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.”

Por lo demás, se aboga por la automatización de trámites con demasiada timidez. La nueva regulación es una oportunidad perdida, a nuestro modo de ver, de cara a haber roto definitivamente una lanza a favor de la actuación automatizada. El art. 13 de la primera versión del anteproyecto de Reglamento indicaba claramente, como tantas veces hemos apuntado, que hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar:

Artículo 13. Actuación administrativa por medios electrónicos.
1. La tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras, de las siguientes formas:
a) Automatizada: de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
b) Colectiva: cuando el análisis de la información que dé soporte a la decisión permita calificar a los expedientes mediante fijación previa de criterios automatizados que sirvan de base para que un empleado público pueda realizar la actuación sobre un colectivo de expedientes con atributos comunes.
c) Individual: cuando sea necesario aplicar los criterios de decisión de forma individualizada debido a que no sea posible analizar de forma automatizada el contenido de la información que dé soporte a la decisión, porque no se pueda traducir a una regla de tramitación automatizada o a un atributo que clasifique el expediente para su tramitación colectiva o bien porque las condiciones del expediente así lo aconsejen

El orden, como vemos estaba claro:

1.- Si se puede automatizar una actuación administrativa, automatícese. Este es el escenario ideal para la consecución de la eficiencia, ya que ponemos a la AAA a trabajar sola, sin intervención humana. Por ejemplo: los certificados de empadronamiento los “firma” un sello de órgano y se expiden automáticamente.

2.- Si no conseguimos automatizar, interviene un empleado público porque la actuación o trámite no deja otra opción. Pero aún así se debe tender a la tramitación colectiva o acumulada de expedientes en los que hemos podido identificar elementos comunes o troncales.

3.- Siendo imposible todo lo anterior, la tramitación será humana e individual. Es, en puridad, lo menos eficiente, pero si conseguimos reducir el porcentaje de esta tercera opción por debajo del 5%, teniendo en cuenta que partimos del 100%, el impacto de eficiencia continúa siendo brutal.

En cuanto a los certificados necesarios para la actuación administrativa automatizada, lo abordamos en el punto 7.

6. Identificación y firma. Generalidades

El postulado principal del Reglamento a este respecto es de sobra conocido: las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la normativa vigente sobre firma electrónica (que ya no es la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, sino la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y, sobre todo, el eIDAS) y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

En este sentido, las Administraciones Públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:

a) Sistemas de identificación de las sedes electrónicas y sedes electrónicas
b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
c) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
d) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

En cuanto a los interesados, podrán utilizar los siguientes sistemas de identificación y firma en sus relaciones electrónicas con las Administraciones Públicas:

a) De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, en particular los descritos en las letras a), b) y c).
b) Asimismo, se considerarán válidos a efectos de firma electrónica ante las Administraciones Públicas los sistemas previstos en las letras a), b) y c) del artículo 10.2 de la Ley 39/2015.

Y ojo con “dejar” nuestros certificados a terceras personas, ya que los interesados serán responsables de la utilización por terceras personas de sus medios de identificación personal y firma electrónica, cuando lo hubieran consentido expresa o, no habiéndolo consentido, no concurran los requisitos establecidos en el artículo 32 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, para la exigencia de responsabilidad.

En cuanto a la identificación de las sedes electrónicas y de las sedes electrónicas asociadas, el Reglamento estable que de acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas utilizarán, para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, sistemas de firma electrónica basados en certificados cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente. Dichos certificados electrónicos se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa vigente en materia de identidad y firma electrónica.

7. Sellos y certificados para la actuación administrativa automatizada

Primeramente, tenemos los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. A este respecto, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en la tramitación administrativa automatizada de los procedimientos, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Estos certificados electrónicos incluirán el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.
Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

Por lo demás:

Cada Administración determinará reglamentariamente los medios admitidos para la firma electrónica en las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes cuando estas tramiten procedimientos de forma automatizada en el ejercicio de potestades administrativas
La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos, publicándose en la sede electrónica o sede asociada o en el portal de internet correspondiente. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
En las comunicaciones de documentos electrónicos a otros órganos, organismos o entidades y cuando así lo determinen las partes implicadas, la interoperabilidad se garantizará mediante la superposición al código seguro de verificación de un sello electrónico de los previstos en el artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, como mecanismo de verificación automática del origen e integridad de los documentos electrónicos en los términos que establezca la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

8. Firmas de empleado público: personales, con doble identificación y con pseudónimo

Destacamos:

a) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, sin perjuicio de lo previsto en los artículos 18, 19 y 20 del Real Decreto, la actuación de una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano competente o del empleado público que tenga atribuida por delegación la competencial. Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal. Estos sistemas podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Los certificados electrónicos de empleado público serán cualificados y se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica.

b) Certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional (los antiguos certificados con seudónimo)

Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 22.3 del Reglamento (“Los certificados electrónicos de empleado público serán cualificados y se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica”), de acuerdo con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los prestadores cualificados de servicios de confianza podrán consignar un número de identificación profesional en el certificado electrónico de empleado público, a petición de la Administración en la que presta servicios el empleado de que se trate, si dicho certificado se va a utilizar en actuaciones que afecten a información clasificada, a la seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente justificado el anonimato. Estos certificados se denominarán «certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional». La Administración solicitante del certificado conservará la documentación acreditativa de la identidad del titular.

9. Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación

IEDEECC: concepto. En realidad no es una novedad pero el Reglamento va a incidir habida cuenta del poco éxito que parece que ha tenido hasta ahora la Ley 40 en esta cuestión. Desde nuestro optimismo, ya vemos el principio del fin de los “oficios de remisión” y puede que incluso de las famosas plataformas de remisión de datos. Así, de acuerdo con lo previsto en el artículo 44 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.

Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública, ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá, que comprenderán, al menos, la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.
Cuando los participantes pertenezcan a distintas Administraciones (el Ayuntamiento y el Ministerio, el Ayuntamiento y el Tribunal de Cuentas…), las condiciones y garantías citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio suscrito entre aquellas.
En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan.

10. Identificación electrónica de los interesados

Aquí, como en Ley 39, ha faltado un poco más de decisión a la hora de establecer, de una vez por todas, que la identificación electrónica es la forma “normal” de relacionarse con la Administración. Destacamos:

Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad.
En particular, de acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la ley 39/2015, serán admitidos los siguientes sistemas de identificación electrónica:
1. Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
2. Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
3. Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.
Los sistemas basados en certificados cualificados de firma electrónica, así como los sistemas de clave concertada o cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas considere válido para la identificación electrónica de persona física emitidos al amparo del artículo 9.2.a) y c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán contener, como mínimo, su nombre, apellidos y número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjero o el Número de Identificación Fiscal.
Los sistemas basados en certificados cualificados de sello electrónico admitidos por las Administraciones Públicas para la identificación electrónica de persona jurídica emitidos al amparo del artículo 9.2.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán contener, como mínimo, su denominación y su Número de Identificación Fiscal.
Los certificados electrónicos cualificados de representante de persona jurídica deberán contener, como mínimo, su denominación y el número de identificación fiscal de la persona jurídica y el nombre, apellidos y número de Documento Nacional de Identidad, o Número de Identificación de Extranjero o el Número de Identificación Fiscal de la persona que actúa como representante.
Téngase en cuenta lo establecido en la citada Ley 6/2020, de 11 de noviembre. En particular, la comprobación de la identidad y otras circunstancias de los solicitantes del certificado, se realizará de conformidad con lo previsto en su artículo 7.

11. Identificación o firma electrónica de los interesados mediante funcionario público habilitado

Bueno, sabíamos que para esto sirve un funcionario público habilitado, además de para realizar copias auténticas y, por supuesto, asistir. Esta modalidad de identificación/firma se va a realizar, en el supuesto normal, en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (ver punto 13), ya que, en definitiva, se trata de un servicio de asistencia y normalmente irá encaminado a generar un registro. No obstante, tal y como hemos visto, otros cauces de comunicación van ganando enteros, y personalmente abogamos por la identificación y los trámites telefónicos, cuyo recorrido es potencialmente brutal.

En todo caso y por cualquiera de estos medios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 12.2 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no obligados a relacionarse electrónicamente que así lo soliciten, entre otros aspectos en lo referente a la identificación y firma electrónica.
No obstante, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público habilitado mediante el uso del sistema de firma electrónica dispuesto al efecto. En este caso, será necesario que el interesado se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia por escrito para los casos de discrepancia o litigio.
El funcionario habilitado entregará al interesado toda la documentación acreditativa del trámite realizado, así como una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado, cuyo formulario estará disponible en el Punto de Acceso General Electrónico de la respectiva administración
El funcionario habilitado no será responsable del contenido, autenticidad, validez o suficiencia de la documentación presentada por el interesado en el trámite o actuación para el que haya sido requerida su intervención.
Señala el RD que en el ámbito estatal la identificación y firma electrónica del interesado conforme al procedimiento descrito, se realizará necesariamente por un funcionario público inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado, regulado en el art. 31, a tal efecto. Este precepto (el art. 30.2), no tiene carácter básico, pero esta regla invita a su extrapolación, de manera que, en principio, todas las AAPP deberíamos adherirnos a dicho Registro o crear nuestro propio Registro de Funcionarios Habilitados de modo que solo estos funcionarios públicos podrán proceder a la identificación y/o firma electrónica del interesado.

12. Actuación por medio de representante

Pocas novedades a este respecto (más allá de una cierta ordenación de supuestos), si bien, a modo de recordatorio:

Como bien sabemos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los interesados con capacidad de obrar podrán actuar ante las Administraciones Públicas por medio de representante, bien sea una persona física con capacidad de obrar bien sea una persona jurídica, siempre que en este último caso esté previsto en sus Estatutos.
Evidentemente, los representantes de los interesados obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas y lo de aquellos que hayan optado voluntariamente por hacerlo, están obligados a relacionarse electrónicamente en el ejercicio de dicha representación.
La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entre otros:
- a) Mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica
- b) Mediante acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente (el del Estado se regula en el art. 33).
- c) Mediante un certificado electrónico cualificado de representante.
- d) Mediante documento público cuya matriz conste en un archivo notarial o de una inscripción practicada en un registro mercantil.
En el caso de actuaciones en nombre de persona jurídica, la capacidad de representación podrá acreditarse también mediante certificado electrónico cualificado de representante, entendiéndose en tal caso que el poder de representación abarca cualquier actuación ante cualquier Administración Pública (ver art. 34).
Asimismo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas actuaciones por medios electrónicos en representación de los interesados. En la sede electrónica de cada una de las Administraciones Públicas se publicarán los trámites electrónicos que podrán realizarse con esta representación.
Por último, ténganse en cuenta las reglas del artículo 35 en cuanto a la acreditación y verificación de las representaciones que resulten de un documento público notarial o certificación de un Registro Mercantil.

13. Registros electrónicos y Oficinas de Asistencia en Materia de Registros

Mucho hemos hablado de esta cuestión en este blog, por lo que podemos simplemente analizar las novedades, que en realidad no son muchas, salvo por la vocación de desarrollo legal de las normas reglamentarias, un desarrollo que puede venir acompañado de una cierta voluntad de posibilitar la aplicación real de una Ley 39 que en ocasiones peca de teórica. Además, siendo un Reglamento que verá la luz unos cuatro años más tarde que las leyes que desarrolla, debería estar revestido, también, de un cierto toque de actualización. Al fin y al cabo la implantación de la Administración electrónica es un proceso.

En esta línea, el artículo 37 del Reglamento se refiere al Registro electrónico (ver El registro de entrada de documentos en la nueva Ley de procedimiento – 10 cuestiones). Una vez cerrado el debate sobre su obligatoriedad respecto de las AAPP (“Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General”; “Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones”), cabe preguntarse si también están obligados sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes. Estos podrán optar y así, bien disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende, o bien no disponer de registro propio.

Por otra parte se cierra otro de los eternos debates, en este caso el de la admisión de escritos dirigidos a otras AAPP (la antigua “ventanilla única”), ya que los registros electrónicos podrán admitir:

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier administración pública.

Además, las anotaciones en el Registro General de la Administración General del Estado tendrán plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas.

En cuanto al procedimiento de presentación y tratamiento de documentos en registro, son las propias Administraciones Públicas las que podrán determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por los interesados siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente. En el caso de que se detecte código malicioso susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema en documentos que hayan sido registrados, se requerirá al interesado que los haya aportado su subsanación de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 del Reglamento (“Régimen de subsanación”). Además:

Los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia en materia de registro, conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y, cuando se trate de originales o de copias auténticas, una vez digitalizados conforme a lo dispuesto en las correspondientes normas técnicas de interoperabilidad, tendrán desde ese momento la consideración de copia electrónica auténtica de documento en soporte papel con la misma validez para su tramitación, por parte de las unidades, que los documentos aportados el documento en soporte papel.
Cuando el tamaño de los documentos exceda la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), una vez registrados su remisión a la Administración y órgano al que va dirigido podrá sustituirse por el envío de la dirección electrónica o un localizador de los documentos, previamente depositados en un nodo de intercambio de ficheros.
El art 40 regula las Oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del Estado, si bien alguno de sus epígrafes es perfectamente aplicable al resto de AAPP, especialmente el tercero (funciones de las OAMR).
Por lo demás, véase nuestra entrada ¿Cómo se deben presentar los documentos ante la administración?)

4. Comunicaciones y notificaciones electrónicas

En este punto el Reglamento repite y en algún caso aclara el régimen legal de la LPAC. Cuando de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la relación de los interesados con las Administraciones Públicas deba realizarse por medios electrónicos, serán objeto de comunicación al interesado por medios electrónicos, al menos los datos y circunstancias referidos en el art. 41 del Reglamento.

En cuanto a la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 43.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, organismo público o entidad vinculado o dependiente actuante, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración, organismo público o entidad vinculado o dependiente, debiendo quedar constancia de la fecha y hora del acceso al contenido de la misma, o del rechazo de la notificación.

La Dirección Electrónica Habilitada única es el sistema de información para la notificación electrónica cuya gestión corresponde al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública. De acuerdo con lo previsto en el artículo 7.4, la Dirección Electrónica Habilitada única se aloja en la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado. La adhesión a la Dirección Electrónica Habilitada única se realizará en los términos previstos en el artículo 65. Todas las Administraciones Públicas y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes colaborarán para establecer sistemas interoperables que permitan que las personas físicas y jurídicas puedan acceder a todas sus notificaciones a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, tal como establece el artículo 43 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Esta previsión será aplicable con independencia de cuál sea la Administración que practica la notificación y si las notificaciones se han practicado en papel o por medios electrónicos.

Por otra parte, recordemos que a los efectos previstos en el artículo 43.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se entiende por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada, el acceso por el interesado o su representante debidamente identificado al contenido de la notificación. Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la sede electrónica o sede electrónica asociada del emisor de la misma, este será informado de que de acuerdo con lo previsto en los artículos 41 y 43 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la comparecencia y acceso al contenido, el rechazo expreso de la notificación o bien la presunción de rechazo por haber transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin acceder al contenido de la misma dará por efectuado el trámite de notificación y se continuará el procedimiento. Para dar por efectuado el trámite de notificación a efectos jurídicos, en la sede electrónica o sede electrónica asociada deberá quedar constancia, con indicación de fecha y hora, del momento del acceso al contenido de la notificación, del rechazo expreso de la misma o del vencimiento del plazo previsto en el artículo 43.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

notificación electrónica

En cuanto al aviso de notificación, el Reglamento también se mueve, al igual que la Ley, en esa aparente contradicción entre su obligatoriedad y la falta de consecuencias de su omisión. Así, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones Públicas, organismos públicos o entidades vinculados o dependientes enviarán al interesado o, en su caso, a su representante, un aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación. La falta de práctica de este aviso, de carácter meramente informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

El Reglamento sí desarrolla, entendemos que con acierto, parte de la casuística que ya viene presentando la práctica del aviso y la propia notificación electrónica. A saber:

El interesado se hace responsable, por la comunicación a la Administración, organismo público o entidad vinculado o dependiente, de que dispone de acceso al dispositivo o dirección de correo electrónico designados. En caso de que dejen de estar operativos o pierda la posibilidad de acceso, el interesado está obligado a comunicar a la Administración que no se realice el aviso en tales medios.
Cuando el interesado sea un sujeto obligado a relacionarse por medios electrónicos y la administración emisora de la notificación no disponga de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso de su puesta a disposición, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación que se efectúe se realizará en papel en la forma determinada por el artículo 42.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, advirtiendo al interesado en dicha notificación que las sucesivas se practicarán en forma electrónica por comparecencia en la sede electrónica o sede asociada que corresponda o, en su caso, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única según haya dispuesto para sus notificaciones la administración u organismo respectivo, y dándole a conocer que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41.1 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, puede identificar un dispositivo electrónico, una dirección de correo electrónico o ambos para el aviso de la puesta a disposición de las notificaciones electrónicas posteriores.
Las administraciones podrán crear bases de datos de contacto electrónico necesarios para la práctica de los avisos de puesta a disposición de notificaciones en su respectivo ámbito. En nuestra opinión, realizar esta labor es clave. Todas las AAPP deberían tener una base de datos actualizada de correos electrónicos de sus interesados, especialmente de sus ciudadanos, empresas y asociaciones en el caso de los Ayuntamientos.
Con independencia de que un interesado no esté obligado a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas o de que no haya comunicado que se le practiquen notificaciones por medios electrónicos, su comparecencia voluntaria o la de su representante en la sede electrónica o sede asociada de una Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo de esta tendrán plenos efectos jurídicos.
La notificación por comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada y a través de la Dirección Electrónica Habilitada única conlleva la puesta a disposición del interesado de un acuse de recibo que permita justificar bien el acceso al contenido de la notificación, bien el rechazo expreso del interesado a recibirla. El acuse contendrá, como mínimo, la identificación del acto notificado y su destinatario, la fecha y hora en la que se produjo la puesta a disposición y la fecha y hora del acceso a su contenido o del rechazo.
En los supuestos de sucesión de personas físicas o jurídicas, inter vivos o mortis causa, la persona o entidad que sucede al interesado comunicará la sucesión al órgano competente de la tramitación del procedimiento de cuya existencia tenga conocimiento. Dicha comunicación deberá efectuarse tras la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física.

15. Documento electrónico y copias auténticas

Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.

Por su parte, tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Por su parte, cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel. Entendemos pues que estas copias electrónicas de un documento no original son un instrumento distinto de la copia auténtica, si bien en ambos casos el valor de la copia iguala al del documento de origen (aunque no sea un documento original). En cuanto al tiempo de conservación y destrucción de documentos, se estará a lo establecido en el art. 53.

Aunque en principio es una norma prevista para el ámbito estatal, no cabe duda de que es extrapolable a la Administración Local la regla de que la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original, podrá llevarse a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados.

Finalmente, en cuanto a la referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos, se establece que todos ellos deberán llevar asociadas una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos:

a) Marca de tiempo, entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico.
b) Sello electrónico cualificado de tiempo, entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento. Los sellos electrónicos de tiempo no cualificados serán asimilables a todos los efectos a las marcas de tiempo.

16. Formación del expediente administrativo electrónico

El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso. Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos. El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme el expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.

17. Ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los documentos electrónicos

De acuerdo con lo previsto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el derecho de acceso de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas al expediente electrónico y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda.

A tal efecto, la Administración destinataria de la solicitud remitirá al interesado o, en su caso a su representante, la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición, garantizando aquella el acceso durante el tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos siempre de acuerdo con el dictamen de valoración emitido por la autoridad calificadora correspondiente, y el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal y de transparencia y acceso a la información pública y de patrimonio documental, histórico y cultural.

18. Archivo electrónico

En la misma línea establecida por los arts. 17 LPAC y 46 LRJSP, el Reglamento establece que el archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes

La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que sea de aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.

En cuanto a la conservación de documentos electrónicos:

Las Administraciones Públicas, así como sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo. y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo.
La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, adquiere el carácter de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, o la normativa autonómica correspondiente, siendo el periodo de conservación de los documentos el establecido por las autoridades calificadoras que correspondan.
Cada Administración Pública, organismo público y entidad de derecho público determinará los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
Cuando se tenga conocimiento por la Administración Pública, organismo o entidad de la existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, estos deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales.
La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos. Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.
Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural. En todo caso, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico se realizarán copias auténticas para el traslado de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación del documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.

19. Colaboración entre las administraciones públicas para la actuación administrativa por medios electrónicos

El Reglamento desarrolla de manera detallada aunque no del todo satisfactoria este importante aspecto del procedimiento electrónico (cuyas pautas venían establecidas fundamentalmente en la Ley 40/2015). En este apartado destacamos las siguientes cuestiones:

Relaciones interadministrativas e interorgánicas por medios electrónicos. De acuerdo con lo previsto en el artículo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las Administraciones Públicas, en el ejercicio de sus competencias, estarán obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes. Esta misma obligación será de aplicación a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las administraciones públicas cuando actúen en el ejercicio de potestades administrativas.

Adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas. Las Administraciones Públicas y los organismos y entidades vinculados o dependientes podrán adherirse voluntariamente, mediante la formalización del correspondiente instrumento de adhesión, a las sedes electrónicas o sedes asociadas disponibles titularidad de la misma u otra Administración Pública, sin que se constituya como sede electrónica asociada.

Adhesión a la Carpeta ciudadana del sector público estatal. Las Administraciones Públicas podrán integrar sus respectivas áreas personalizadas o carpetas ciudadanas a que se refiere el segundo párrafo del artículo 7.3 del Reglamento, si las hubiere, o determinadas funcionalidades de las mismas, con la Carpeta ciudadana prevista en el artículo 8, de forma que el interesado pueda acceder a los contenidos o funcionalidades mediante procedimientos seguros que garanticen la integridad y confidencialidad de sus datos de carácter personal, independientemente de cuál haya sido su punto de acceso.

En cuanto a las transmisiones e intermediación de datos (PID), y la remisión electrónica de expedientes entre AAPP, véase el punto 21.

20. SIR

Recordemos que el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), es la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AAPP. De forma segura y con conformidad legal, independientemente de la instalación de registro utilizada, siempre que esté certificada en la Norma SICRES 3.0. Su implantación permite eliminar el tránsito de papel entre administraciones, aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel, gracias a la generación de copias auténticas electrónicas de la documentación presentada en los asientos de registro. Según la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las AAPP debían haberse integrado en SIR antes del 2 de abril.

En todo caso, las aplicaciones o sistemas de información para el tratamiento del Registro Electrónico General de cada Administración, así como del registro electrónico de cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente, deberán ser interoperables.

Las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas deberán realizarse a través del SIR gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la correspondiente Norma Técnica.

21. Transmisiones e intermediación de datos (PID). Remisión electrónica de expedientes entre AAPP mediante su puesta a disposición

Las transmisiones de datos a las que se refiere el artículo 155 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, realizadas a través de redes corporativas de las Administraciones Públicas para el envío de documentos elaborados por cualquier Administración, mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, tienen la consideración de certificados administrativos necesarios para el procedimiento o actuación administrativa. Cuando las personas interesadas no aporten datos y/o documentos que ya obren en poder de las Administraciones Públicas, de conformidad con lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se seguirán las siguientes reglas:

a) Si el órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento, puede acceder electrónicamente a los datos, documentos o certificados necesarios mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, los incorporará al procedimiento administrativo correspondiente. Quedará constancia en los ficheros del órgano, organismo público o entidad de derecho público cedente del acceso a los datos o documentos efectuado por el órgano u organismo cesionario.
b) Excepcionalmente, en caso de que no se pueda realizar el acceso electrónico a los datos mediante la consulta a que se refiere la letra anterior, se podrá solicitar por otros medios habilitados al efecto y se conservará la documentación acreditativa de la circunstancia que imposibilitó dicho acceso electrónico, incorporándola al expediente.

Reglas para la transmisión de datos:

Toda transmisión de datos se efectuará a solicitud del órgano o entidad tramitadora en la que se identificarán los datos requeridos y sus titulares, así como la finalidad para la que se requieren. Además, si en la petición de datos interviene un empleado o empleada público se incluirá la identificación de este en la petición.
El órgano, organismo público o entidad de derecho público cesionario será responsable del correcto acceso electrónico a los datos cuya titularidad corresponda a otro órgano, organismo público o entidad de derecho público, así como de su utilización, en particular, cuando los datos a los que se accede tengan un régimen de especial protección. Asimismo, cuando para dicho acceso se requiera el consentimiento del interesado, el cesionario será responsable del requerimiento de dicho consentimiento.
La cesión de datos dentro de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada, entendiéndose por tal la consulta realizada íntegramente a través de medios telemáticos en la que no haya intervenido de forma directa un empleado o empleada público.
Las transmisiones de datos que se realicen en virtud del artículo 14 del Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, relativo a la creación de una pasarela digital única de acceso a información, procedimientos y servicios de asistencia y resolución de problemas y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012 no requerirán previsualización de los datos por parte del usuario o usuaria solicitante para proceder a su uso por parte del órgano o entidad tramitadora.

Por su parte, las plataformas de intermediación de datos dejarán constancia de la fecha y hora en que se produjo la transmisión, así como del procedimiento administrativo, trámite o actuación al que se refiere la consulta. Las plataformas de intermediación, o sistema electrónico equivalente, existentes en el sector público deberán ser interoperables con la Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes y entre ellas. La adhesión a las plataformas de intermediación de datos requerirá que se garantice el cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas por los cedentes de la información para el tratamiento de datos por parte de la plataforma encargada del tratamiento de dichos datos y de los cesionarios de los mismos.

En el ámbito estatal, se dispondrá de la Plataforma de Intermediación de Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes a que se refiere la Ley 39/2015, de 1 de octubre. La Plataforma de Intermediación de la Administración General del Estado actuará como punto de conexión con el sistema técnico regulado por el Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, para el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo.

Por último, en cuanto a la remisión mediante “puesta a disposición”, el Reglamento establece que cuando desde una Administración Pública se solicite a otra un expediente electrónico, la remisión por esta, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición de la primera equivaldrá a la remisión del mismo, siempre que se garantice la integridad del acceso a lo largo del tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente. El mismo procedimiento se podrá utilizar cuando la solicitud se produzca dentro del ámbito de una misma Administración Pública.

22. Transferencia y uso compartido de tecnologías entre Administraciones Públicas

A) Reutilización de sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 157 de la ley 40/2015, las Administraciones Públicas pondrán a disposición de cualquiera de ellas que lo solicite las aplicaciones, desarrolladas por sus servicios o que hayan sido objeto de contratación y de cuyos derechos de propiedad intelectual sean titulares, salvo que la información a la que estén asociadas sea objeto de especial protección por estar previsto en una norma. Las Administraciones cedentes y cesionarias podrán acordar la repercusión del coste de adquisición o fabricación de las aplicaciones cedidas. A tal efecto, de acuerdo con lo previsto en el artículo 158 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, las Administraciones Públicas mantendrán directorios actualizados de aplicaciones para su libre reutilización en modo producto o en modo servicio, de conformidad con lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Estos directorios deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, con el Directorio general de la Administración General del Estado de aplicaciones para su libre reutilización previsto en el artículo 17 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. En este Directorio general, que gestiona el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, constarán tanto las aplicaciones disponibles de la Administración General del Estado como las disponibles en los directorios integrados de aplicaciones del resto de Administraciones.

Las Administraciones Públicas, con carácter previo a la adquisición, desarrollo o al mantenimiento a lo largo de todo el ciclo de vida de una aplicación, tanto si se realiza con medios propios o por la contratación de los servicios correspondientes, deberán consultar en el Directorio general de la Administración General del Estado de aplicaciones para su libre reutilización, si existen soluciones disponibles para su reutilización, que puedan satisfacer total o parcialmente las necesidades, mejoras o actualizaciones que se pretenden cubrir, y siempre que los requisitos tecnológicos de interoperabilidad y seguridad así lo permitan. Las conclusiones con respecto al resultado de dicha consulta al Directorio general se incorporarán al expediente de contratación y reflejarán, en su caso, que no existen soluciones disponibles para su reutilización que puedan satisfacer total o parcialmente las necesidades, mejoras o actualizaciones que se pretenden cubrir. En el caso de existir una solución disponible para su reutilización total o parcial, la justificación de la no reutilización se realizará en términos de eficiencia conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

B) Adhesión a las plataformas de la Administración General del Estado.

La adhesión al uso de las plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado prevista en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y en el Reglamento que analizamos, así como aquellos otros que puedan facilitar el cumplimiento de lo dispuesto en estas normas se realizará mediante un acto de adhesión, por el órgano competente de la Administración Pública que corresponda, en el que se dejará constancia de la voluntad de éste de adherirse a las plataformas, registros o servicios electrónicos y de aceptar en su integridad las condiciones de uso determinadas por el Órgano titular de la plataforma o servicio, incluyendo el comienzo efectivo del mismo. Asimismo, la Administración correspondiente podrá solicitar que su acto de adhesión produzca efectos para la totalidad o para determinados organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes que formen parte de su sector público institucional.

La adhesión a una plataforma de la Administración General del Estado no supondrá un cambio de la responsabilidad sobre las actuaciones administrativas realizadas, siendo, en todo caso, responsable el órgano competente de la gestión del procedimiento administrativo. Si la plataforma provee un servicio que requiere el intercambio de información entre dos entidades, la autenticación de la entidad solicitante puede acreditarse, ante la entidad cedente, mediante un sello electrónico cualificado del órgano, organismo público o entidad de derecho público que gestiona la plataforma en cuestión, que actuará en nombre de los órganos y organismos o entidades adheridos que actúan como solicitantes. Los órganos competentes para la gestión del procedimiento administrativo de las administraciones que se adhieran a estas plataformas se responsabilizarán del uso que hagan de las mismas en el ejercicio de sus competencias, correspondiendo al órgano responsable de la plataforma su gestión y mantenimiento.

La adhesión de las Comunidades Autónomas o Entidades Locales a las plataformas estatales o registros previstos en la disposición adicional segunda es voluntaria, si bien la no adhesión deberá justificarse en términos de eficiencia conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, para lo que se enviará el correspondiente informe al Ministerio de Política Territorial y Función Pública, en el que deberá incluirse la justificación del cumplimiento de los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, de plataformas, registros o servicios electrónicos que se utilicen, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes plataformas.

Véase “¿Plataformas del Estado o plataformas privadas? Sobre la constitucionalidad de la D.A.2ª de la Ley de procedimiento“

23. Procesos selectivos y formación

Los participantes en procesos selectivos convocados por la Administración General del Estado, sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes a la misma, deberán realizar la presentación de las solicitudes y documentación y, en su caso, la subsanación a través de medios electrónicos. El Reglamento obliga únicamente a la AGE. No obliga por tanto al resto de AAPP a establecer dicha obligación en sus convocatorias, pero desde luego somos partidarios de hacerlo en este tipo concreto de procedimiento que tiene por objeto seleccionar a futuros empleados públicos (de acuerdo con una interpretación conjunta de los artículos 14.2 y 14.3 de la LPAC, y teniendo en cuenta que las bases de la convocatoria tienen naturaleza reglamentaria).

Asimismo, la Administración General del Estado promoverá la formación del personal a su servicio para garantizar el cumplimiento de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos. Mismo razonamiento: la formación es fundamental en todos los ámbitos de lo público (e incluso incluiríamos la formación de/a los usuarios).

24. Nodo de interoperabilidad de identificación electrónica

La Disposición adicional tercera crea el nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España para el reconocimiento mutuo de identidades electrónicas entre los Estados miembros, de acuerdo con lo previsto en el Reglamento (UE) n.º 910/2014, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS). El nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España se gestionará por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. A este respecto, las entidades pertenecientes al sector público deberán:

Definir y publicar en su sede electrónica el nivel de seguridad en la identificación electrónica exigido en los procedimientos y servicios que gestionan, de acuerdo con el eIDAS. Este nivel de seguridad en la identificación electrónica del sistema de información que soporta el procedimiento o servicio se determinará sobre la base del análisis de riesgos, de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad y normativa correspondiente.
Admitir en todo caso, en el acceso electrónico a sus procedimientos y servicios los esquemas de identificación notificados por otros Estados Miembros al amparo del eIDAS, siempre que se den estas dos condiciones:
- a) El esquema de identificación utilizado tenga un nivel de seguridad en la identificación electrónica sustancial o alto.
- b) El nivel de seguridad de dicho esquema sea igual o superior al nivel de seguridad exigido por el procedimiento o servicio de acuerdo con el apartado 3 de la misma D.A.3ª.

25. Interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos.

En aplicación de lo previsto en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, la Norma Técnica de Interoperabilidad establecerá el modelo de datos y las condiciones de interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos, abordando los aspectos funcionales y técnicos para la plena interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos pertenecientes a las Administraciones, así como la interconexión de estos a las sedes electrónicas, a los registros mercantiles, de la propiedad y a los protocolos notariales.

Véase “El Registro de Apoderamientos: concepto y datos de uso“.

26. Normativa especial (respecto de la que el procedimiento administrativo común es supletorio)

De acuerdo con la disposición adicional primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los procedimientos administrativos regulados en leyes especiales por razón de la materia que no exijan alguno de los trámites previstos en la citada ley o regulen trámites adicionales o distintos se regirán, respecto a estos, por lo dispuesto en dichas leyes especiales. De forma concreta, las siguientes actuaciones y procedimientos se regirán por su normativa específica y supletoriamente por lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre:

a) Las actuaciones y procedimientos de aplicación de los tributos en materia tributaria y aduanera, así como su revisión en vía administrativa.
b) Las actuaciones y procedimientos de gestión, inspección, liquidación, recaudación, impugnación y revisión en materia de Seguridad Social y desempleo.
c) Las actuaciones y procedimientos sancionadores en materia tributaria y aduanera, en el orden social, en materia de tráfico y seguridad vial y en materia de extranjería.
d) Las actuaciones y procedimientos en materia de extranjería y asilo.

Además:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 y en la Disposición final primera de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, este nuevo Reglamento será de aplicación supletoria en lo no previsto en dicha Ley y su normativa de desarrollo específica, en cuanto a todo lo relacionado con la tramitación administrativa de los procedimientos específicos de Registro Civil.
De acuerdo con lo previsto en la Disposición adicional decimoséptima de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, la Agencia Estatal de Administración Tributaria se regirá por su legislación específica y únicamente de forma supletoria y en tanto resulte compatible con su legislación específica por lo previsto en dicha Ley. El acceso, la cesión o la comunicación de información de naturaleza tributaria se regirán en todo caso por su legislación específica.

27. Inventarios de información administrativa

El Real Decreto 2013/2021 modifica varios artículos del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. El primero de ellos es el 9, relativo a los inventarios de información administrativa. En este sentido, cada Administración Pública mantendrá actualizado el conjunto de sus inventarios de información administrativa que incluirá, al menos:

a) La relación de los procedimientos administrativos y servicios prestados de forma clasificada y estructurada. Las Administraciones Públicas conectarán electrónicamente sus inventarios con el Sistema de Información Administrativa gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

b) La relación de sus órganos administrativos y oficinas orientadas al público y sus relaciones entre ellos. Dicho inventario se conectará electrónicamente con el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que proveerá una codificación unívoca.

Cada Administración Pública regulará la creación y mantenimiento de estos dos inventarios, en las condiciones que se determinen, con carácter general, por las normas técnicas de interoperabilidad correspondientes; en su caso, las Administraciones Públicas podrán hacer uso de los citados Sistema de Información Administrativa y Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas para la creación y mantenimiento de sus propios inventarios. Para la descripción y modelización de los procedimientos administrativos y de los procesos que los soportan será de aplicación lo previsto sobre estándares en el artículo 11 del ENI.

28. Condiciones de licenciamiento

Las condiciones de licenciamiento de las aplicaciones informáticas, documentación asociada, y cualquier otro objeto de información cuya titularidad de los derechos de la propiedad intelectual sea de una Administración Pública y permita su puesta a disposición de otra Administración y de los ciudadanos tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

a) El fin perseguido es el aprovechamiento y la reutilización de recursos públicos.

b) La completa protección contra su apropiación exclusiva o parcial por parte de terceros.

c) La exención de responsabilidad del cedente por el posible mal uso por parte del cesionario.

d) La no obligación de asistencia técnica o de mantenimiento por parte del cedente.

e) La ausencia total de responsabilidad por parte del cedente con respecto al cesionario en caso de errores o mal funcionamiento de la aplicación.

f) El licenciamiento se realizará por defecto sin contraprestación y sin necesidad de establecer convenio alguno. Sólo se podrá acordar la repercusión parcial del coste de adquisición o desarrollo de las aplicaciones cedidas en aquellos casos en los que este pago repercuta directamente en el incremento de funcionalidades del activo cedido, incluya adaptaciones concretas para su uso en el organismo cesionario, o impliquen el suministro de servicios de asistencia o soporte para su reutilización en el organismo cesionario.

Las Administraciones Públicas utilizarán para las aplicaciones informáticas, documentación asociada, y cualquier otro objeto de información declarados como de fuentes abiertas aquellas licencias que aseguren que los programas, datos o información cumplen los siguientes requisitos:

a) Pueden ejecutarse para cualquier propósito.

b) Permiten conocer su código fuente.

c) Pueden modificarse o mejorarse.

d) Pueden redistribuirse a otros usuarios con o sin cambios siempre que la obra derivada mantenga estas cuatro garantías.

Para este fin se procurará la aplicación de la Licencia Pública de la Unión Europea, sin perjuicio de otras licencias que garanticen los mismos derechos expuestos.

A efectos de facilitar el establecimiento de las condiciones de licenciamiento, las Administraciones Públicas incluirán en los pliegos de cláusulas técnicas de aquellos contratos que tengan por finalidad el desarrollo de nuevas aplicaciones informáticas, los siguientes aspectos:

a) Que la Administración contratante adquiera los derechos completos de propiedad intelectual de las aplicaciones y cualquier otro objeto de información que se desarrollen como objeto de ese contrato.

b) Que en el caso de reutilizar activos previamente existentes, la Administración contratante reciba un producto que pueda ofrecer para su reutilización posterior a otras Administraciones Públicas. Además, en el caso de partir de productos de fuentes abiertas, que sea posible declarar como de fuentes abiertas la futura aplicación desarrollada.

29. Directorios de aplicaciones reutilizables

La Administración General del Estado mantendrá el Directorio general de aplicaciones para su libre reutilización, de acuerdo al artículo 158 de la Ley 40/2015, de 1 octubre, a través del Centro de Transferencia de Tecnología. Este directorio podrá ser utilizado por otras Administraciones Públicas. En el caso de disponer de un directorio propio, deberá garantizar que las aplicaciones disponibles en ese directorio propio se pueden consultar también a través del Centro de Transferencia de Tecnología.

Las Administraciones Públicas conectarán los directorios de aplicaciones para su libre reutilización entre sí; y con instrumentos equivalentes del ámbito de la Unión Europea. Además, las Administraciones Públicas publicarán las aplicaciones reutilizables, en modo producto o en modo servicio, en los directorios de aplicaciones para su libre reutilización, con al menos el siguiente contenido:

a) Código fuente de las aplicaciones finalizadas, en el caso de ser reutilizables en modo producto y haber sido declaradas de fuentes abiertas.

b) Documentación asociada.

c) Condiciones de licenciamiento de todos los activos, en el caso de ser reutilizables en modo producto, o nivel de servicio ofrecido, en el caso de ser reutilizables en modo servicio.

d) Los costes asociados a su reutilización, en el caso de que existieran.

Por último, las Administraciones procurarán la incorporación a la aplicación original de aquellas modificaciones o adaptaciones realizadas sobre cualquier aplicación que se haya obtenido desde un directorio de aplicaciones reutilizables.

30. Nuevas Normas Técnicas de Interoperabilidad

Se desarrollarán las siguientes normas técnicas de interoperabilidad que serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones Públicas:

a) Norma Técnica de Catálogo de estándares: establecerá un conjunto de estándares que satisfagan lo previsto en el artículo 11 ENI de forma estructurada y con indicación de los criterios de selección y ciclo de vida aplicados.

b) Norma Técnica de Documento electrónico: tratará los metadatos mínimos obligatorios, la asociación de los datos y metadatos de firma o de sellado de tiempo, así como otros metadatos complementarios asociados; y los formatos de documento.

c) Norma Técnica de Digitalización de documentos: tratará los formatos y estándares aplicables, los niveles de calidad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalización.

d) Norma Técnica de Expediente electrónico: tratará de su estructura y formato, así como de las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.

e) Norma Técnica de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración: Tratará, entre otras cuestiones recogidas en su definición en el anexo, aquellas que afectan a la interoperabilidad incluyendo los formatos de firma, los algoritmos a utilizar y longitudes mínimas de las claves, las reglas de creación y validación de la firma electrónica, la gestión de las políticas de firma, el uso de las referencias temporales y de sello de tiempo, así como la normalización de la representación de la firma electrónica en pantalla y en papel para el ciudadano y en las relaciones entre las Administraciones Públicas.

f) Norma Técnica de Protocolos de intermediación de datos: tratará las especificaciones de los protocolos de intermediación de datos que faciliten la integración y reutilización de servicios en las Administraciones Públicas y que serán de aplicación para los prestadores y consumidores de tales servicios.

g) Norma Técnica de Relación de modelos de datos que tengan el carácter de comunes en la Administración y aquellos que se refieran a materias sujetas a intercambio de información con los ciudadanos y otras Administraciones.

h) Norma Técnica de Política de gestión de documentos electrónicos: incluirá directrices para la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos, y la documentación de los mismos, a desarrollar por las Administraciones Públicas y por los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de aquéllas.

i) Norma Técnica de Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas.

j) Norma Técnica de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos.

k) Norma Técnica de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales: tratará de aspectos funcionales y técnicos para el intercambio de asientos registrales, gestión de errores y excepciones, gestión de anexos, requerimientos tecnológicos y transformaciones de formatos.

l) Norma Técnica de Reutilización de recursos de información: tratará de las normas comunes sobre la localización, descripción e identificación unívoca de los recursos de información puestos a disposición del público por medios electrónicos para su reutilización.

m) Norma Técnica de interoperabilidad de inventario y codificación de objetos administrativos: tratará las reglas relativas a la codificación de objetos administrativos, así como la conexión entre los inventarios correspondientes, incluyendo, por un lado, las unidades orgánicas y oficinas de la Administración, y, por otro lado, la información administrativa de procedimientos y servicios.

n) Norma Técnica de Interoperabilidad de Transferencia e Ingreso de documentos y expedientes electrónicos: tratará los requisitos y condiciones relativos a la transferencia de agrupaciones documentales en formato electrónico, documentos y expedientes electrónicos, junto con los metadatos asociados, entre sistemas de gestión de documentos electrónicos y sistemas de archivo electrónico.

ñ) Norma Técnica de Interoperabilidad de Valoración y Eliminación de documentos y expedientes electrónicos: tratará las condiciones y requisitos relativos a la valoración de los documentos y expedientes electrónicos para establecimiento de plazos de conservación, transferencia y acceso o, en su caso, eliminación total o parcial.

o) Norma Técnica de Interoperabilidad de preservación de documentación electrónica: tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de los documentos electrónicos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, así como la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto.

p) Norma Técnica de Interoperabilidad de tratamiento y preservación de bases de datos: tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de las bases de datos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los datos y su contexto.

q) Norma Técnica de Interoperabilidad de Plan de Direccionamiento: tratará reglas aplicables a la asignación y requisitos de direccionamiento IP para garantizar la correcta administración de la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas y evitar el uso de direcciones duplicadas.

r) Norma Técnica de Interoperabilidad de reutilización de activos en modo producto y en modo servicio: tratará los requisitos y condiciones para facilitar la reutilización de activos tanto en modo producto como en modo servicio por las Administraciones Públicas españolas.

s) Norma Técnica de Interoperabilidad del modelo de datos y condiciones de interoperabilidad de los registros de funcionarios habilitados: tratará los aspectos funcionales y técnicos para la plena interoperabilidad de los registros electrónicos de funcionarios habilitados pertenecientes a las Administraciones, así como la interconexión de estos a las sedes electrónicas.

t) Norma Técnica de Interoperabilidad del modelo de datos y condiciones de interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos: tratará los aspectos funcionales y técnicos para la plena interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos pertenecientes a las Administraciones, así como la interconexión de estos a las sedes electrónicas, A los registros mercantiles, de la propiedad, y a los protocolos notariales.

u) Norma Técnica de Interoperabilidad de Sistema de Referencia de documentos y repositorios de confianza: tratará los requisitos técnicos que deberán cumplir las referencias a documentos al ser intercambiadas, de forma que se evite trasladar documentación de forma innecesaria.

v) Norma Técnica de Política de firma electrónica y de certificados en el ámbito estatal: tratará las directrices y normas técnicas aplicables a la utilización de certificados y firma electrónica dentro de su ámbito de aplicación, organizadas alrededor de los conceptos de generación y validación de firma e incluirá los perfiles interoperables de los medios de identificación de las Administraciones Públicas previstos en Ley 40/2015, de 1 de octubre.

31. Instrumentos para la interoperabilidad

Por un lado, la Administración General del Estado definirá una política de firma electrónica y de certificados que servirá de marco general de interoperabilidad para el reconocimiento mutuo de las firmas electrónicas basadas en certificados de documentos administrativos en las Administraciones Públicas, y lo hará en los términos establecidos en el nuevo art. 18 del ENI. Por otro lado, se desarrollarán los siguientes instrumentos para la interoperabilidad:

a) Sistema de Información Administrativa: Inventario de procedimientos administrativos, servicios prestados y otras actuaciones administrativas que generen documentación pública, conteniendo información de los mismos clasificada por funciones y con indicación de su nivel de informatización, así como información acerca de las interfaces al objeto de favorecer la interacción o en su caso la integración de los procesos.

b) Centro de interoperabilidad semántica de la Administración: Almacenará, publicará y difundirá los modelos de datos de los servicios de interoperabilidad entre Administraciones Públicas y de estas con los ciudadanos, tanto comunes como sectoriales, así como los relativos a infraestructuras y servicios comunes, además de las especificaciones semánticas y codificaciones relacionadas. Su propósito es facilitar la comprensión semántica de los servicios de intercambio de datos de las Administraciones y maximizar la reutilización de activos semánticos en la construcción de éstos. Se conectará con otros instrumentos equivalentes de las Administraciones Públicas y del ámbito de la Unión Europea.

c) Centro de Transferencia de Tecnología: Directorio de aplicaciones para su libre reutilización que contendrá la relación de aplicaciones para su libre reutilización, incluyendo, al menos, los datos descriptivos relativos a nombre de la aplicación, breve descripción de sus funcionalidades, uso y características, licencia, principales estándares abiertos aplicados, y estado de desarrollo.

d) Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas de las Administraciones Públicas: Instrumento que permitirá la sincronización de los sistemas que traten la información de inventariado, codificación y evolución de unidades orgánicas y oficinas en diferentes modalidades de integración para garantizar la flexibilidad tanto en el consumo como en la provisión de información relacionada.

32. Régimen transitorio (I). Destrucción de documentos en soporte no electrónico

Transcurridos dos años desde la entrada en vigor de este real decreto, los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica de conformidad con los requisitos que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su normativa técnica complementaria, para su registro e incorporación al correspondiente expediente electrónico, podrán ser eliminados en las mismas condiciones que establece el Reglamento (véase el art. 53, “Tiempo de conservación y destrucción de documentos”). Para ello será necesaria la comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente, que irá acompañada de un análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad, la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y la normativa específica que sea de aplicación.

Asimismo, transcurridos dos años desde la entrada en vigor del real decreto podrán destruirse las copias en papel de los documentos previstos en el artículo 49 del Reglamento que se encuentren en las oficinas de registro y de las que se haya obtenido en su momento la correspondiente copia electrónica.

33. Régimen transitorio (II). Portales de internet.

Nuevamente se trata de una norma no básica, exclusiva para el Estado, pero que referimos porque pudiera servir de pauta para el resto de AAPP. Así, la supresión de los portales de internet creados en el ámbito estatal antes de la entrada en vigor de este real decreto se regirá por las reglas aplicables en el momento de su creación.

En el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de este real decreto, en el ámbito de cada ministerio se analizará la oportunidad del mantenimiento de sus portales de internet existentes y los de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes respectivos, así como de las páginas web promocionales («microsites»). Para ese análisis se aplicarán los mismos criterios previstos en el artículo 6 para la creación de nuevos portales y se decidirá acerca de su mantenimiento o su supresión. En caso de que se decida la supresión, se valorará si es pertinente o no incorporar en el PAGe de la Administración General del Estado la información que se ha contenido en dichos portales hasta la supresión.

Realizado el proceso previsto en el apartado anterior, en el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor de este real decreto se publicará en el PAGe de la Administración General del Estado una Resolución del Secretario General de Función Pública, en la que figurará el listado de portales de internet activos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes de esta.

En el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor de este real decreto, y a partir de la información facilitada por los ministerios, la Secretaría General de Administración Digital realizará el censo de aplicaciones específicas diseñadas para dispositivos móviles («app») para su utilización en los procedimientos de la Administración General del Estado.

En el ámbito de la Administración General del Estado, los portales de internet muy reconocidos e identificables por los usuarios, creados antes de la entrada en vigor de este real decreto se regirán por las reglas aplicables en el momento de su creación en cuanto a nomenclatura, sin necesidad de que modifiquen el nombre del dominio de segundo nivel.

34. Impacto interno en las organizaciones públicas

El juego conjunto de la entrada en vigor total de la Ley 39 y el RD 203 podría ser importante e impactante, pero depende del proyecto y de la gestión del cambio, no de la Ley o el Reglamento en sí. Ya nos hemos referido a algunos aspectos como la formación, la automatización e incluso la misma obligatoriedad para los aspirantes a ser empleados públicos de inscribirse en los procesos selectivos mediante medios electrónicos… Pero, sobre todo, el 2 de abril puede ser tomado como argumento para dar ese impulso definitivo a esa administración electrónica siempre prorrogada (no solo en la ley sino en la práctica, que es lo que cuenta). Es pues el momento de transformar internamente la cultura administrativa, el modus operandi organizativo y funcional, imponiendo hasta sus últimas consecuencias un funcionamiento administrativo que se basa en la lógica de la tramitación electrónica, interoperable y, en la medida de lo posible, automática. Y todo ello con proyección evidentemente externa, dentro de un proyecto implantado bajo los principios de simplificación y servicio público.

35. Impacto sobre los usuarios

Entendemos que la norma, bien interpretada y aplicada, puede tener un efectivo positivo sobre los usuarios. Como siempre decimos, la administración electrónica no cierra ninguna puerta al ciudadano (y de hecho en esta norma se mantiene la fuerza de las Oficinas de Asistencia en materia de Registros), pero sí se abre definitivamente, como no puede ser de otra manera, la puerta o ventana telemática. En este sentido, se habilita el canal electrónico con toda su intensidad, bajo el principio de “multicanalidad”, se desarrollan (aunque de forma insuficiente) los aspectos relativos a identificación y firma; se regula la actuación por medio de representante; se desarrollan derechos, también de forma leve, como el derecho de acceso (esperamos como agua de mayo la futura Carta de los Derechos Digitales), etc… Como planteamiento teórico no está mal, como tampoco lo estaba la propia Ley 39 y sobre todo la Ley 11 (¡de 2007!), pero también se hace necesaria, ahora más que nunca, una buena campaña de información, formación y difusión de todos estos canales y posibilidades entre los ciudadanos. Y que sean los propios usuarios, debidamente preguntados o sondeados, los que indiquen con su experiencia de cliente el grado de accesibilidad y usabilidad de nuestros servicios electrónicos.

36. Impacto sobre los funcionarios de la administración local con habilitación de carácter nacional (especial referencia a los secretarios)

Este tema lo hemos desarrollado en el siguiente artículo:

“Impacto de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 en las funciones reservadas de secretaría”

37. Derogación normativa

Quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo dispuesto en este real decreto y, en concreto, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

38. Entrada en vigor

El 2 de abril de 2021. Por tanto ya está en vigor. Esta vez solo ha costado 3 días.

39. Valoración personal

El Real Decreto 203/2021 aparece después de tres prórrogas y una pandemia. Es la segunda norma general (no sectorial, como el ENS, el ENI o las NTI) sobre administración electrónica. Recordemos que la primera fue el ahora derogado Real Decreto 1671/2009, es decir, una buena norma pero ya con 12 años de antigüedad que, en este contexto, se nos antojaba prehistórica. El nuevo Reglamento estaba llamado a actualizar este régimen jurídico, pero está dedicado demasiado fríamente al desarrollo del procedimiento electrónico y las relaciones electrónicas en el ámbito jurídico administrativo. Este Real Decreto, que literalmente desarrolla las leyes 39 y 40 en materia de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se erige de este modo en la culminación de una carrera normativa iniciada tímidamente en el año 2003 (Ley de firma electrónica, Ley general tributaria, Ley del patrimonio de las AAPP) y confirmada en 2007 (Ley de contratos y, sobre todo, Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos). Como culminación de esta trayectoria, y en un escenario postpandémico donde el mundo entero se ha vuelto en un lugar mucho más telemático, el Reglamento resulta decepcionante. Parece que renuncia a un enfoque práctico que permitiría recoger la ya numerosa casuística que viene presentando la tramitación electrónica en los últimos años, especialmente en el último, pudiendo haber marcado de este modo un punto de inflexión que uniese el pasado con el futuro, en un año tan importante como este.

Es por ello que nos sumamos a las opiniones que hablan de “oportunidad perdida”. Por un lado, porque el legislador debe aspirar a la calidad normativa, y en este Reglamento se percibe la desgana y el temor a la tecnología a partes iguales. En efecto, se deduce fácilmente por el tenor literal de algunas frases que el objetivo era cubrir el expediente, literalmente, muchas veces repitiendo y no desarrollando preceptos de dos leyes, la 39 y 40, que fueron redactadas hace ya seis años, y que en 2021 merecían un desarrollo reglamentario más experto y más práctico, influido por esa casuística. Por otro, nos sentimos especialmente alineados con Matilde Castellanos, quien afirma, cargada de razones objetivas, que la nueva norma tiene un claro “apego burocrático”, afirmación que deriva de aspectos claramente heredados de la etapa anterior, y que no tenía por qué reproducir el nuevo Reglamento, como la alergia a la gestión del dato, la timidez con la que se trata la actuación administrativa automatizada, o la patada hacia adelante en cuestiones de presente, ya no de futuro, como blockchain o la inteligencia artificial (lea aquí “El Reglamento de Administración Electrónica : larga vida a la burocracia digital“, blog enREDando).

De forma concreta, en cuanto a la actuación automatizada, sinceramente, es mi gran decepción. La nueva regulación podía haber roto definitivamente una lanza a favor de la actuación automatizada, como prima hermana que es de los principios de economía, eficacia y eficiencia. Se percibe quizá una cierta presión sindical ante la interpretación, completamente errónea, de que la automatización atenta contra el empleo público (lo cual no es cierto en absoluto, sino que simplemente impulsa la especialización de algunos puestos y una cierta adaptación por parte de todos). Sea como fuere, como ya dijimos en la primera parte de este análisis que hoy concluimos, el art. 13 de la primera versión del anteproyecto de Reglamento era mucho más contundente en tanto que indicaba claramente que debemos automatizar todo lo que se pueda automatizar.

Por último, la técnica legislativa absolutamente egocentrista que practica la AGE desde hace ya bastantes años, empieza a ser asfixiante. A los Ayuntamientos nos queda, al menos, la potestad reglamentaria local. Pero es triste que tengamos que reproducir en ella algunos preceptos no básicos de las normas estatales si es que queremos unificar el procedimiento administrativo en todas las entidades públicas (y parece que no siempre queremos, la verdad). Me gustaba más la idea de “administración única” que lanzó en su momento nada menos que la Ley 30/92. Al fin y al cabo “administración única” equivale a interoperabilidad. Y viceversa.

Anexo. Glosario de administración electrónica

diccionario4 — Si quieren profundizar, encontrarán un Glosario mucho más amplio en nuestro Diccionario de administración electrónica

Remata la norma un Anexo que incorpora algunas Definiciones sobre administración electrónica. A saber:

Aplicación de fuentes abiertas: Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios.
Archivo electrónico único de cada Administración: Conjunto de infraestructuras, sistemas y servicios que sustente la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes.
Autenticación: Procedimiento de reconocimiento de la identidad de un usuario.
Autenticidad: Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.
Canal: Estructura o medio de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, etc.).

Certificado electrónico: Documento emitido y firmado por la Autoridad de Certificación que identifica una clave pública con su propietario. Cada certificado está identificado por un número de serie único y tiene un periodo de validez que está incluido en el certificado.
Certificado cualificado: Un certificado de firma electrónica que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos establecidos en el anexo I del Reglamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones, electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
Certificado cualificado de sello electrónico: certificado de sello electrónico que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos establecidos en el anexo III del Reglamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones, electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
Código malicioso: Tipo de software de carácter dañino que crea o aprovecha vulnerabilidades en dispositivos, sistemas y archivos informáticos que permiten el acceso remoto no autorizado, la generación de puertas traseras, el robo o exfiltración de datos, la destrucción de información, u otras acciones perjudiciales.
Código Seguro de Verificación (CSV): Código que identifica a un documento electrónico y cuya finalidad es garantizar el origen e integridad de los documentos mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente; el carácter único del código generado para cada documento; su vinculación con el documento generado y con el firmante, de forma que cualquier modificación del documento generado dará lugar a un nuevo documento con un código seguro de verificación diferente; la posibilidad de verificar el documento en la sede electrónica como mínimo por el tiempo que se establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento; así como un acceso al documento restringido a quien disponga del código seguro de verificación.
Confidencialidad: Propiedad o característica consistente en que la información ni se pone a disposición, ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
Copia auténtica: Aquella copia realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Tendrán la misma validez y eficacia que el documento original.
Copia autorizada electrónica: documento notarial electrónico generado por el notario que autorizó la escritura, con el mismo valor y efectos que la copia en papel y al cual se le atribuye también valor de documento público.
Digitalización: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Dirección electrónica: Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.
Directorio de aplicaciones reutilizables: instrumento que contiene la relación de aplicaciones para su libre reutilización, incluyendo, al menos, los datos descriptivos relativos a nombre de la aplicación, breve descripción de sus funcionalidades, uso y características, licencia, principales estándares abiertos aplicados, y estado de desarrollo.
Disponibilidad: Propiedad o característica de los activos consistente en que las entidades o procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren.
Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Especificación técnica: Según el Reglamento nº 1025/2012, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre normalización europea, documento en el que se prescriben los requisitos técnicos que debe reunir un producto, proceso, servicio o sistema y que establece uno o más de los aspectos siguientes:
- las características que debe tener un producto, como los niveles de calidad, rendimiento, interoperabilidad, protección del medio ambiente, salud y seguridad y sus dimensiones, así como los requisitos aplicables al producto en lo que respecta a la denominación con la que se vende, la terminología, los símbolos, los ensayos y los métodos de ensayo, el embalaje, el marcado o el etiquetado y los procedimientos de evaluación de la conformidad;
- los métodos y procedimientos de producción de los productos agrícolas, definidos en el artículo 38, apartado 1, del TFUE, de los productos destinados a la alimentación humana y animal y de los medicamentos, así como los métodos y procedimientos de producción relacionados con los demás productos, en caso de que estos influyan en sus características;
- las características que debe tener un servicio, como los niveles de calidad, rendimiento, interoperabilidad, protección del medio ambiente, salud o seguridad, así como los requisitos aplicables al proveedor en lo que respecta a la información que debe facilitarse al destinatario, tal como se especifica en el artículo 22, apartados 1 a 3, de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de diciembre de 2006 relativa a los servicios en el mercado interior.
- los métodos y los criterios para evaluar el rendimiento de los productos de construcción, tal como se definen en el artículo 2, punto 1, del Reglamento (UE) n o 305/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de marzo de 2011, por el que se establecen condiciones armonizadas para la comercialización de productos de construcción, en relación con sus características esenciales.
Esquema Nacional de Interoperabilidad: Instrumento que comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.
Esquema Nacional de Seguridad: Instrumento que tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada.
Expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Como anécdota, referir que por algún motivo que podemos intuir “ha caído” todo un párrafo de esta definición en relación a las primeras versiones del proyecto de Reglamento. Dicho párrafo rezaba: “Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.”
Firma electrónica: Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
Firma electrónica avanzada: La firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26 del Reglamento eIDAS.
Firma electrónica cualificada: Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
Formato de documento: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Se corresponde habitualmente con una especificación técnica.
Identificación: Procedimiento para reconocer de forma única la identidad de un sujeto que culmina tras un registro previo con la asignación de un elemento identificador singular en formato electrónico que representa de forma única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica para interacción en el entorno digital.
Infraestructura o servicio común: Capacidad organizativa y técnica que satisface necesidades comunes de las personas usuarias en diversos ámbitos de la Administración, junto con su gobernanza operativa de apoyo, que pueden tener carácter horizontal o sectorial, con diversos modos de provisión, como servicio o como producto, o integración a modo de plataforma, que facilitan la interoperabilidad, la seguridad, las economías de escala, la racionalización y la simplificación de la actuación administrativa.
Integridad: Propiedad o característica consistente en que el activo de información no ha sido alterado de manera no autorizada.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre ellos.
Licenciamiento: Condiciones aplicables a la reutilización de cualquier tipo de material en formato electrónico que pueda ser empleado de forma recurrente.
Marca de tiempo: La asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico.
Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.
Metadato de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Nodo de interoperabilidad: Entidad que presta servicios de interconexión técnica, organizativa y jurídica entre sistemas de información para un conjunto de Administraciones Públicas bajo las condiciones que estas fijen.
Política de firma electrónica: Conjunto de directrices y normas técnicas aplicables a la utilización de certificados y firma electrónica dentro de su ámbito de aplicación.
Política de gestión de documentos electrónicos: Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
Portal de internet de una Administración Pública: Se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público que permite el acceso a través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.
Prestador de Servicios de Confianza: Persona física o jurídica que presta uno o más servicios de confianza, bien como prestador cualificado o como prestador no cualificado de servicios de confianza, según lo previsto en el Reglamento eIDAS.
Punto de Acceso General: Portal de internet que facilita el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente y aglutina o conduce a las sedes electrónicas asociadas de sus órganos y las sedes electrónicas de sus organismos públicos y entidades de derecho público.
Sello electrónico: Datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
Sello electrónico avanzado: Sello electrónico que cumple los siguientes requisitos: 1) estar vinculado al creador del sello de manera única; 2) permitir la identificación del creador del sello; 3) haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control, y 4) estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Sello electrónico cualificado: Sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico.
Sede electrónica: Dirección electrónica, disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el ejercicio de sus competencias.
Sede electrónica asociada: Sede electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones que se crea por razones organizativas o técnicas vinculada a la sede electrónica de una Administración Pública o a la sede electrónica de un organismo público o entidad de derecho público.
Sello de tiempo: Asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
Sistema de Interconexión de Registros: Infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas.
Trazabilidad: Posibilidad de identificar el origen de un documento en las distintas fases de su producción, pudiendo determinar en qué fase y por quién se han producido, en su caso, las modificaciones del documento original.