Aprende Biblioteconomía: El Registro de documentos en la biblioteca

Una vez que la biblioteca ha adquirido los documentos, éstos han de ser preparados para poder ser puestos a disposición de los usuarios (hablamos siempre de documentos físicos, claro, si se han adquirido recursos electrónicos el procedimiento es otro, tan simple como colgarlos en la Web de la biblioteca y también catalogarlos, siempre tengamos en cuenta que los recursos digitales forman parte de la colección bibliotecaria y han de ser debidamente registrados y catalogados). Esta preparación del documento incluye tanto trabajos materiales y puramente administrativos como el registro o sellado, que sirven para controlar la colección, como trabajos intelectuales, como, por ejemplo, El Análisis Documental (Formal y de Contenido). Son operaciones previas a la puesta en circulación del documento con las que la biblioteca se asegura el control del fondo.

            No existe unanimidad a la hora de definir qué tareas o procesos engloba el proceso técnico como término. Básicamente, existen dos corrientes al respecto de esta controvertida palabra:

• La primera opina que el proceso técnico es un concepto amplio que engloba todas las operaciones realizadas sobre el documento y para su control, desde que éste es seleccionado y adquirido hasta que es puesto físicamente en su emplazamiento correspondiente en la biblioteca. Por lo tanto, según esta corriente, el proceso técnico alcanzaría: Registro, Sellado, Análisis formal del documento (descripción, catalogación), Análisis de contenido (indización, clasificación, resumen), elaboración de la signatura topográfica, tejuelado, ordenación, etc.

• La segunda corriente de opinión aboga, sin embargo, por un concepto más limitado y restringido. Opina que el proceso técnico abarca únicamente al Análisis documental. Es decir, las operaciones puramente intelectuales, tanto formales como de contenido, que se realizan sobre el documento para su control, y deja fuera otras tareas como el registro, sellado, etc.… que quedarían como operaciones puramente administrativas.

Sea cual sea la opción más acertada, nosotros en este post nos vamos a centrar en una operación previa al Análisis Documental, ya que estas operaciones de tratamiento intelectual del documento pertenecen a temas que veremos más adelante en otros post. Nos referimos al registro, una acción bibliotecaria fundamental para inventariar y controlar la colección de la biblioteca que tiene cierto cariz administrativo y que será de las primera en realizarse

El Registro

El registro es la operación por la que el documento pasa a formar parte de la colección de la biblioteca. ¿Qué se hace antes, el registro o el sellado? Lo normal es que los documentos se registren antes de ser sellados, por lo que vamos a ver primero esta tarea que la del sellado. Hay autores que opinan que lo primero que se debe hacer es sellar los libros, para que éstos pasen rápidamente a ser propiedad de la biblioteca, pero podemos afirmar dos cosas en contra de esta teoría: puede que al final del análisis del documento concluyamos que no nos conviene quedarnos con el ejemplar (si ya está sellado difícil será devolverlo) y si está deteriorado y lo detectamos, es mejor sellarlo al final del proceso.

El registro nos proporciona el control de los documentos que llegan a la biblioteca, y debe ser la primera operación a realizar en el proceso técnico. Lo aconsejable es dejar el sellado para el final, como decimos, ya que si hubiera que devolver el libro por algún motivo, una vez sellado es más complicado.

El registro consiste en anotar secuencial y cronológicamente una serie de datos básicos del documento una vez que éste entra en la biblioteca para que pueda ser identificado, y construir así lo que será el verdadero inventario de la biblioteca, que nos permitirá un exhaustivo control de la colección. Hay autores que afirman que el catálogo topográfico es el inventario de la biblioteca, pero realmente donde se produce un verdadero inventario con altas y bajas es en el Registro (que ahora con la automatización bibliotecaria es una base de datos y antes era un libro). El registro implica la asignación correlativa de un número de orden a cada uno de los materiales que entran en la biblioteca. Dicho número es irrepetible, es decir, si por alguna razón debiéramos eliminar un documento del registro, dicho número no podremos volver a utilizarlo.

Por motivos de mayor comodidad y de eficiencia administrativa y contable, se solía utilizar un libro de registro diferente para cada tipo de material. Es decir, lo normal es que hubiera un libro de registro para monografías, otro para material audiovisual, grabaciones sonoras, etc.

El registro se puede realizar de forma manual en lo que conocemos como “Libros de Registro” (absolutamente en desuso, menos en bibliotecas con paupérrimo presupuesto) o de forma automatizada, que será menos costoso y ya es lo habitual en cualquier biblioteca, ya que el propio programa informático va asignando los números a los documentos al catalogarlos e  introducirlos en la base de datos.

Nos centraremos primero en el registro manual, ya que es el más tradicional y del que siguen preguntando cuestiones en exámenes de auxiliar de biblioteca, pero es necesario reconocer que actualmente, como ya hemos dicho, en la mayoría de las bibliotecas, aunque se conservan los tradicionales libros de registro por cuestiones casi románticas, el registro se realiza de forma automatizada.

Para anotar el número de registro cuando existían los libros de registro, lo habitual era escribir una R mayúscula seguida de un guión y el número correspondiente de entrada (R-8776).

Registro automatizado

En una biblioteca automatizada (el 99% hoy en día en nuestro país a no ser que sean de bajísimo presupuesto), lo normal es que el propio SIGB o Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria asigne el número de registro al registro del documento o bien cuando es precatalogado en el módulo de adquisiciones al llegar a la biblioteca o bien en la propia catalogación del mismo en el módulo de adquisiciones, asignando un 0 a la casilla referente a este número, como así ocurre en Absys, el Sistema usado en bibliotecas públicas en España.

Es independiente para cada una de las sucursales o bibliotecas definidas, de modo que cada biblioteca tendrá libertad de usarlo o no. Muchas bibliotecas usan el código de barras como nº de registro. En el caso de querer utilizarlo, poniendo un cero (0), al guardar el ejemplar, el sistema asigna automáticamente un número de registro sumando uno (1) al número más alto ya presente en esa sucursal. Durante la fusión, se graba el nº de registro original en el antiguo catálogo. Cuando se dan de alta ejemplares que no se cargaron durante la fusión es aconsejable grabar aquí el número de registro original. De este modo se puede cotejar la colección con la antigua base de datos.

¿Dónde se indicará el número de registro en documentos físicos?

Bien, una vez asignado el número de registro correspondiente a un documento, éste debe anotarse en varios sitios en la actualidad:

1) En el registro bibliográfico del sistema informatizado de la biblioteca.

2) En el propio documento. Según si el tipo de material que sea: un libro, un vídeo, un mapa, etc. el número irá en el lugar correspondiente. Veamos ahora dónde es más conveniente colocar el número de registro en el documento físico según el tipo de material:

• Libros: Normalmente, se anotará el número en la portada (que no cubierta), en la parte superior de ésta, en el centro o en la derecha.
• Material audiovisual: Suele ser variable. Lo normal es el lugar más visible y que
• menos interfiera en el contenido.
• Vinilos: En la funda exterior y en la cara A.
• Videocasetes: En la carátula, y en la etiqueta interior de la cinta.
• Discos compactos: En la carátula y en una pegatina sobre la parte frontal del disco.
• Diapositivas: Lo normal, en la parte inferior de las mismas.
• Películas: Lo normal, en la caja y en la parte central de la película.
• Microfilmes: En la caja y en el rollo.

Enrique Navas Benito / Auxiliar de Biblioteca

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